структурних підрозділах і в службі документаційного забезпечення організації до моменту їх передачі в архів організації. Перед здачею справ в архів проводиться експертиза їх цінності.
Експертиза цінності документів організації проводиться за стоянно діючої експертною комісією (далі ЕК), яка створюється наказом керівника організації. Головою ЕК призначається один з керівних працівників. Рішення ЕК приймаються більшістю голосів. Засідання ЕК протоколюються, протоколи затверджуються керівником організації. У своїй роботі ЕК керується Положенням про архівний фонд РФ, вимогами ГСДОУ, Основними правилами роботи відомчих архівів, типовим переліком документів із зазначенням строків зберігання, іншими нормативними документами. ЕК організації вивчає документи з метою їх відбору для зберігання в архіві або знищення, якщо термін зберігання документів закінчився. [2]
В організаціях експертиза цінності проводиться при складанні номенклатур справ, коли заздалегідь визначається термін зберігання документів; при формуванні справ і перевірці правильності віднесення документів до справ; при підготовці справ до подальшого зберігання.
Справи, які здаються для зберігання в архів, повинні бути правильно оформлені. Справи тимчасового (понад 10 років), постійного термінів зберігання і по особовому складу підлягають повному оформленню повідно до вимог ГСДОУ і Основними правилами роботиведом дарських архівів.
Підготовка справ до здачі в архів проводиться в кінці наступного року після їх виконання. Термін зберігання управлінських документів обчислюється з 1 січня року, наступного за роком виконання документів.
Документи у справі розташовують у хронологічній послідовності (з січня по грудень діловодного року). Документи у справі нумеруються. Наскрізна нумерація листів забезпечує збереження і порядок розташування документів. Нумеруються всі аркуші справи крім листів засвідчувального напису і внутрішнього опису. Форма «Лист-завірителя справи» представлена ??в Додаток А. Нумерацію виробляють арабськими цифрами в правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документів, чорним графічним олівцем або нумератором.
Складені листи розвертають. Деякі документи (креслення, фотографії і т. П.) Нумеруються на зворотному боці у верхньому лівому кутку. Конверти з вкладеними документами нумеруються роздільно.
Складається заверительная напис справи. Вона складається на окремому аркуші-засвідчувач справи за встановленою формою. У засвідчувального напису вказується кількість пронумерованих аркушів справи (цифрами і прописом). Якщо є внутрішня опис, то окремо вказують кількість її листів.
Складається внутрішня опис документів справи. Для деяких видів справ з цінними документами складається на окремому аркуші за встановленою формою внутрішня опис. Внутрішній опис справи представлена ??в Додатку Б. Вона містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовках та номерах аркушів справи, на яких розташований кожен документ. До внутрішнього опису справи складається підсумковий запис, в якій вказують (цифрами і прописом) кількість включених до неї документів і кількість аркушів внутрішнього опису.
Справа прошивається або переплітається у тверду обкладинку. Перед підшивкою (палітуркою) документів зі справи видаляються скріпки та інші металеві кріплення. Текст документів у справі після прошивки повинен вільно читатися. Оформляється обкладинка справи. На неї заносять наступну інформацію:
- назва організації та її безпосередню підпорядкованість,
- найменування структурного підрозділу;
- реєстраційний номер справи;
- номер справи за річному розділу зведеного опису справ;
- заголовок справи;
- анотацію до документів справи (для справ постійного зберігання, містять особливо цінні документи);
- дату справи (тому, частини);
- кількість аркушів у справі;
- термін зберігання справи;
- архівний шифр справи.
При оформленні обкладинки найменування організації пишеться повністю, в називному відмінку, із зазначенням повного найменування організації, якій вона безпосередньо підпорядкована. Заголовок справи на обкладинці повинен відповідати заголовку в номенклатурі справ організації. Датою справи є рік (роки) заведення і закінчення справи в діловодстві. На підставі засвідчувального напису зазначається кількість аркушів у справі.
На справи, закінчені діловодством і відібрані на зберігання, складаються описи. Опис справ - це систематизований перелік їх заголовків. Описи склад...
