аються окремо:
- на справи постійного зберігання;
- на справи тимчасового (понад 10 років) зберігання;
- на справи з особового складу;
- на справи, що складаються зі специфічних документів (наукові звіти, судові справи і т. п.);
- на службові відомчі видання.
Перед занесенням заголовків справ в опис перевіряють якість формування та оформлення справ, відповідність кількості справ, внесених в опис, кількості справ за номенклатурою організації. Виявлені недоліки усуваються.
Такі описи складаються на справи кожного структурного підрозділу організації. При цьому в описову статтю повинні бути занесені:
- порядковий номер справи (тому, частини) по опису;
- реєстраційний номер справи (тому, частини);
- заголовок справи (тому, частини), який повинен повністю відповідати заголовку на обкладинці справи;
- дата справи (тому, частини);
- кількість аркушів у справі (томі, частині);
- термін зберігання справи.
Графи опису оформлюються в точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинку справи. Графа «Примітка» використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про наявність копій і т. П.
У кінці опису робиться підсумковий запис, в якому вказують кількість справ, номери першого і останнього справи. Опис підписує укладач (із зазначенням посади), а затверджує її керівник структурного підрозділу. Складають опис у двох примірниках, один з яких передається до відомчого архіву, другий залишається в структурному підрозділі. Описи справ структурних підрозділів служать основою зведеного опису справ всієї організації.
Передача справ до відомчого архіву проводиться за описами справ. При передачі справ наприкінці кожного примірника опису вказуються кількість справ (цифрами і прописом), номери відсутніх справ, дата прийому-передачі справ, підписи співробітника архіву та особи, що передає справи.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання передачу відомчий архів, як правило, не підлягають. Такі справи підлягають частковому оформленню, при якому документи зберігаються в тих же папках без додаткової пересістематізаціі, нумерації аркушів, без засвідчувального напису. Справи зберігаються в структурних підрозділах або в централізованій службі діловодства; після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню в установленому порядку.
На документи, відібрані до знищення, складається акт. Зазвичай складається акт про виділення до знищення документів на справи всієї організації. Справи включаються в акт, якщо термін їх зберігання закінчується до 1 січня року, в якому складено акт. Передача справ на зберігання до державного архіву здійснюється прийомом документів від відомств по описам справ постійного зберігання з візою експертно - перевірної комісії (ЕПК) архівної установи, а також за актами прийому - передачі. У державному архіві суворо стежать за дотриманням термінів передачі документів від джерела комплектування в держархів. Нижче наводяться терміни передачі документів від джерел комплектування в держархів.
Таблиця 1 - Терміни зберігання документів в державному архіві
Джерела комплектованіяСрок передачі, летФедеральние органи держ. влади; Генеральна прокуратура РФ; держ. об'єднання; установи, організації та т.д15Органи держ. влада і прокуратура країв, областей, міст федерального значення, автономної області, автономних округів і т. д10Органи місцевого самоврядування; установи, організації, підприємства міського і районного підпорядкування, підприємства сільського господарства 5Совместние підприємства за участю держави; організації та об'єднання змішаних форм власності у встановленому капіталі яких є переважна частка федеральної чи державної власності 10
Передача документів з кожної установи - джерела комплектування в державний архів здійснюється щорічно або раз в 3 - 5 років. Основним документом на підставі якого здійснюється прийом документів на зберігання, є акт прийому - передачі документів на зберігання. Акт прийому-передачі документів на постійне зберігання до державного архіву представлено Додатку В. В акті вказується установа, яка передає документи, і в архів, в який вони надходять, а також реальна кількість переданих копій, кількість особливо цінних справ та ін. Акт складається у двох примірниках, підписується представниками державного та відомчого архівів.
Разом з документами передаються ще два примірника опису. Один примірник опису залишається у відомчому архіві. На трьох примі...
