го апарату дозволяється тільки за спеціальними перепустками, що видаються у встановленому порядку.
Зберігання документів здійснюється в умовах, що забезпечують нормативні параметри світлового, температурно-вологісного та санітарно-гігієнічного режимів. p> У архівосховищах, обладнаних системами кондиціювання повітря, підтримується наступний оптимальний температурно-вологісний режим для зберігання документів на:
1) паперових носіях - температура +17 - +19 оС, відносна вологість повітря 50-55 відсотків;
2) чорно-білих плівкових носіях - температура +15 оС, відносна вологість повітря 40-55 відсотків;
3) кольорових плівкових носіях - температура +2 - +5 оС, відносна вологість повітря 40-55 відсотків;
4) електронних носіях - температура +15 - +25 оС, відносна вологість повітря 40-60 відсотків. [9]
У архівосховищах з нерегульованим кліматом здійснюються раціональне опалення, провітрювання будівлі і зволоження (осушення) повітря. Різкі коливання (сезонні і протягом однієї доби) температури (+-5.З) і відносної вологості повітря (+ -10%) не допускаються.
Температурно-вологісний режим контролюється шляхом регулярного вимірювання температури і відносної вологості кімнатного і зовнішнього повітря в один і той же час: в кондиціонованих приміщеннях - не рідше 1 разу на тиждень; в архівосховищах з нерегульованим кліматом - 2 рази на тиждень; при порушеннях режиму - 1 раз на добу.
Контрольно-вимірювальні прилади температурно-вологісного режиму (термометри, психрометри, гігрометри) розміщуються на віддалі від опалювальних та вентиляційних систем. Показання контрольно-вимірювальних приладів фіксуються у спеціальних реєстраційних журналах, в яких також відображаються перевірка правильності показань приладів і заходи, прийняті щодо нормалізації температурно-вологісного режиму у випадках його порушення.
Приміщення сховищ повинні підтримуватися в зразковому порядку і чистоті, що виключають можливість появи цвілі, комах, гризунів та накопичення пилу. У архівосховище забезпечується вільна циркуляція повітря, виключно утворення непровітрюваних зон сталого мікроклімату. Не допускається розміщення архівних документів на підлозі, підвіконнях, у не розібрався стосах.
Основними засобами зберігання документів є стаціонарні або пересувні металеві стелажі, дерев'яні стелажі, оброблені вогнезахисними засобами. В якості допоміжного або спеціального обладнання можуть використовуватися металеві шафи, сейфи, шафи-стелажі, а також стаціонарні відсіки-бокси з металевими перегородками і полицями.
Кінодокументи, рулонні мікрофільми зберігаються у горизонтальному положенні в металевих або пластикових коробках на стелажах типу "ялинка" або на стаціонарних стелажах. Кінодокументи на негорючій триацетатної основі зберігаються в нещільно закриваються металевих або пластикових з отворами коробках для запобігання скупчування всередині коробки парів оцтової кислоти, що виділяються основою кіноплівки. Відеодокументи зберігаються у вертикальному положенні в заводській упаковці.
Не допускається зберігання архівних документів на носіях з магнітним робочим шаром на феромагнітних металевих стелажах; сталеві стелажі можуть бути використані у виняткових випадках, тільки за умови розмагнічування і замикання контурів стелажа (з'єднання металевих частин стелажа електропроводів та їх ефективне заземлення).
Кожна одиниця зберігання аудіовізуального або електронного документа вкладається в негерметичну індивідуальну упаковку. При цьому повинно бути виключено вільне переміщення архівного документа всередині упаковки.
Архівні документи на паперовій основі розміщуються на стелажах, у металевих шафах горизонтально або вертикально в коробках або інших первинних засобах зберігання (папках, футлярах і т.п.). Не допускається розміщення документів на підлозі, підвіконнях, сходових майданчиках або в не розібраних стосах. p> Засоби зберігання встановлюються перпендикулярно до стін з віконними прорізами. Не допускається їх розміщення впритул до зовнішніх стін будинку і джерелам тепла.
Розстановка засобів зберігання здійснюється у відповідності з наступними нормами: відстань між їх рядами - 120см; засобами зберігання - 75см зовнішньою стіною будівлі та паралельними їй засобами зберігання - 75см стіною і торцем засоби зберігання - 45см; підлогою та нижньою полицею засоби зберігання - 15 см. [2]
В
1. 2 Розміщення документів у сховищі. Топографірованія
Розміщення документів у сховищах повинно бути раціональним. Документи повинні розміщуватися відповідно до обліковими документами в порядку, що забезпечує їх оперативний пошук. [6]
Для оперативного пошуку документів в архіві створюється науково-довідковий апарат до документів архіву:
- опису справ і замінять їх номенклатури справ;
- предметні, предметно-тематичні картотеки;
- картотеки по особовому складу;
- покажч...
