цтва, контролю, планування, обліку, звітності тощо.
В умовах науково-технічної революції відбулося різке збільшення обсягів інформації, викликане активізацією суспільного життя, зростанням числа організацій, фірм, збільшенням номенклатури промислових виробів і ускладненням процесу їх виготовлення, розширенням економічного і культурного співробітництва. У зв'язку з цим виникла необхідність упорядкування потоків інформації, встановлення необхідного і достатньої кількості видів документів, виконуючих роль інформаційного забезпечення функцій управління. Ручна обробка не дозволяла вчасно і якісно переробити зростаючі потоки інформації. З'явилася потреба в механізації, а потім і автоматизації обробки документної інформації. Однак практичне впровадження і застосування засобів автоматизації, ефективність їх використання перебувають у прямій залежності від ступеня впорядкованості документації, для обробки якої вони призначені.
Основним напрямком удосконалення документації є уніфікація і стандартизація.
Уніфікація і стандартизація розглядаються як процеси встановлення єдиного підходу при створенні і оформленні документів [7]. Однак між цими поняттями не можна ставити знак рівності. Стандартизація документів - вищий ступінь їх уніфікації, доведення її результатів до рівня обя?? ательной правової форми [8]. Вимоги стандарту мають обов'язковий характер в межах сфери його поширення. Тому уніфікація зазвичай проводиться як попередній етап стандартизації, але може бути і самостійним видом діяльності. Результатом роботи з уніфікації та стандартизації документів можуть бути стандарти як на окремі документи (наприклад, на звіт про науково-дослідній роботі) або окремі види продукції (наприклад, формати папери), так і на уніфіковані системи документації [9].
Уніфікована система документації (УСД) - система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності. [10]
Безпосередні розробники конкретних форм документів і систем документації - міністерства (відомства), здійснюють координацію тієї чи іншої галузі діяльності. Ними ж затверджуються уніфіковані форми документів, Так, міністерство фінансів відповідає за бухгалтерські документи, міністерство охорони здоров'я РФ - за медичні, Державний комітет РФ по статистиці - за форми первинної облікової і статистичної документації, Росархів РФ - за систему організаційно-розпорядчої документації [11].
Загальнодержавні уніфіковані форми документів розробляються з урахуванням можливості їх комп'ютерної обробки. Вони обов'язкові для застосування у всіх установах, організаціях і на підприємствах незалежно від їх підпорядкованості та форми власності [12].
Таким чином, уніфіковані системи документації - це наведений до максимально можливого однаковості форми документів, об'єднані в основні загальноуправлінського функціональні системи і призначені для використання всіма організаціями, незалежно від рівня управління та форми власності, що застосовують як традиційні, так і змішані, з використанням комп'ютерних технологій, методи обробки документної інформації [13].
Уніфіковані системи управлінської документації розробляються на основі:
- однаковості побудови форм документів;
- регламентації змісту документів, що входять в кожну систему;
- виключення з документів дубльованих даних, домагаючись однократності введення інформації в процесі вирішення управлінської задачі;
- скорочення кількості традиційно включаються в них даних, які не використовуються при вирішенні конкретних управлінських завдань;
- єдності застосовуваної термінології і умовних позначень, домагаючись порівнянності показників не тільки на різних рівнях управління, але і в різних системах документації на основі єдності алгоритмів формування документів і показників у них;
- визначення сукупності реквізитів і показників для кожного виду документа і створення єдиних моделей їх побудови, орієнтованих на комп'ютерну обробку, але придатних і до сприйняття людиною;
- встановлення єдиних правил складання та оформлення реквізитів документів, спільних для всіх систем документації та конкретизованих у випадках наявності специфічних особливостей. [14]
До теперішнього часу на загально управлінському рівні уніфіковано було понад трьох з половиною тисяч (3500) форм планових, облікових, фінансових та інших документів, зведених в 1993 р в Загальноросійський класифікатор управлінської документації (ОКУД) [15 ]. Кожен з документів отримав кодове позначення, що визначає його приналежність до однієї з систем документації та місце в цій сист...
