емі. Код форми підтверджує саме його право на існування і відповідність затвердженому зразку-еталону.
У досліджуваній області обов'язкові до застосування наступні загальноросійські уніфіковані системи управлінської документації, що включають в себе комплекси документів, згруповані за завданнями.
Уніфікована система зовнішньоторговельної документації:
- оперативно-комерційна документація;
- товаросупровідних документація;
- розрахункова зовнішньоторговельна документація;
- документація, що оформляється при ввезенні (вивезенні) товару;
- транспортна зовнішньоторговельна документація;
- експедиторська зовнішньоторговельна документація [16].
Всі уніфіковані системи включають в себе еталонні зразки бланків конкретних документів, склад і наповнення яких актуалізується (оновлюється) в міру необхідності, а також нормативні та методичні матеріали з заповнення і застосування цих документів.
1.2 Уніфіковані форми документів
Уніфікація в широкому сенсі слова являє собою «приведення елементів заданої множини до однаковості за встановленими ознаками або скорочення числа елементів заданої множини» [17]. Під уніфікацією документів розуміється вибір раціональних структур побудови систем документації, приведення до однаковості на основі раціонального кількості їх форм і типізації побудови.
У першу чергу при складанні уніфікованої форми офіційного документа необхідно надати йому юридичну силу, тобто забезпечити його основними реквізитами.
Реквізити - це розпізнавальні елементи документа, що визначають його правовідносини з суб'єктами і об'єктами діяльності підприємства [18].
Для посвідчення юридичної сили в різних документах використовують різні реквізити. До числа найбільш юридично значимих реквізитів відносяться: найменування організації, код організації, найменування та код форми документа, дата і реєстраційний номер документа, підпис, печатка, грифи погодження та затвердження.
Реквізит є закінченим інформаційним елементом, тобто містить повну інформацію по своїй локальній темі, наприклад авторство, можливість доступу для прочитання, місце зберігання. Реквізити можуть бути графічними (герб, печатку, емблемa), але в основному є текстовими. Текстові реквізити можуть бути простими, що складаються з одного - двох слів (вид документа) або цифр (дата, номер листа), або складними, у свою чергу включати в себе кілька самостійних частин (грифи затвердження, погодження, адресат та ін.) [19 ].
Частина інформації реквізитів може бути заздалегідь внесена в шаблон (бланк) майбутніх документів, вона називається постійною частиною, тобто постійні реквізити - це символи й індекси, що наносяться на типові заготовки документів (бланки та форми) друкарським і іншим способом [20].
Доповнююча, що конкретизує інформація вноситься при цьому тільки при оформленні конкретного документа і називається змінною частиною, тобто змінні реквізити - це символи й індекси, що вносяться в документ в процесі його підготовки та оформлення [21].
Сукупність реквізитів для конкретного документа з визначенням їх взаємного розташування складає його формуляр. При створенні уніфікованої системи документації або уніфікації групи документів розробляється формуляр - зразок. Формуляр - зразок являє собою графічну модель побудови безлічі документів. Він встановлює формати паперу, розміри полів, розташування всіх (постійних і змінних) реквізитів, характерних саме для цієї групи документів. Формуляр, характерний для документів певного виду (листи, протоколи, акти та ін.) Називається типовим формуляром [22].
Бланк з реквізитами організації додають йому юридичну силу, вважається офіційним бланком організації (дивитися додаток А). Даний шаблон може бути використаний для створення різноманітних форм ділової документації.
Основна мета уніфікації документів полягає у створенні стабільних комплексів документів, що містять необхідну і достатню інформацію для ефективного вирішення завдань управління як у традиційних умовах, так і в умовах використання нових інформаційних технологій, при мінімальних витратах коштів на збір, обробку, передачу та зберігання даних.
Уніфікація тексту проводиться за такими основними напрямками: склад інформації, структура тексту, мовні засоби подання інформації [23].
Уніфікація складу інформації полягає у визначенні необхідного змісту в кожній уніфікованою формою на основі аналізу її призначення.
