«тілі» листа або у вкладеному файлі - аттачментами, не існує. Багато організацій (наприклад, рекрутингові агентства, які щодня отримують сотні резюме) попереджають: «Листи з вкладеними файлами не приймаються». Це пояснюється тим, що до таких файлів часто чіпляються віруси. Обов'язок по перевірці листи на віруси цілком обгрунтовано лежить на відправника.
Якщо пересилаються документи досить об'ємні і без вкладених файлів не обійтися, не варто залишати порожнє місце в «тілі» листи. Будь висилаються по електронній пошті файли необхідно супроводжувати привітанням і коментарем.
Традиційну ділову переписку, можна розділити на офіційну та особисту. Особиста - це, наприклад: [3, с. 667]
рекомендаційні листи;
подяки;
поздоровлення;
співчуття.
Крім того, листи бувають різними за змістом:
прохання;
запрошення;
запит;
гарантійне;
супровідний;
рекламне і т. п.
Будь-який з цих документів можна відправити звичайною поштою, факсом, електронною поштою і т. д.
Як правило, для ділового листа використовують бланк підприємства, на якому вказуються довідкові дані про організацію: назва, адреса, телефон і т. д. Якщо потрібно, то і банківські реквізити.
Ділове листування має свої штампи, але на практиці багато хто використовує абсолютно немислимі конструкції.
Інформація, викладена в документі, повинна бути об'єктивною, повною і достовірною. Якщо ви хочете, щоб вас запам'ятали, щоб склалося гарне враження, лист повинен легко читатися і естетично виглядати. Слідкуйте за інтервалами, пробілами, скороченнями. Звертайте увагу на те, щоб термінологія була зрозуміла діловому партнерові. Крім того, діловий лист завжди нейтрально. Воно повинно демонструвати повагу до партнера, навіть якщо ви нагадуєте йому про прострочений борг.
Максимальний обсяг (залежно від шапки бланка) - 2-2,5 Чи?? та. Причому лист пишеться строго по одному питанню або групі родинних, пов'язаних між собою. Не можна поєднувати різнорідні питання. Припустимо, вам потрібно звернутися в одну організацію по п'яти-шести темами: збут, постачання, фінансування, кадрові питання. Тоді варто відправити кілька послань на електронну адресу.
Закінчувати лист слід у ввічливій формі. У нас традиційно використовують фразу: «З повагою». Звичайно, будь філолог скаже, що це тавтологія: лист починається і закінчується однаково. Але, на жаль, поки немає іншої формули, яка була б так само універсальна, лаконічна і досить нейтральна. Перед повагою можна висловлювати подяку, надію на якнайшвидший відповідь, на продовження взаємовигідного співробітництва і т. П. Правда, якщо в листі в десятий раз повідомляється, що партнер не виконав свої обіцянки, то формулу ввічливості в цьому випадку опускають.
Деякі вважають, що найважливішу інформацію потрібно повідомляти в постскриптумі, щоб на неї неодмінно звернули увагу. Постскриптум досить рідко використовується в діловому листуванні. Тут пишуть не найважливіше, а, навпаки, ту інформацію, яка має непряме відношення до тексту листа. Наприклад, надсилається діловому партнерові згоду на участь у виставці, а в постскриптумі вказується прохання замовити готель або вислати машину.
ділової листування типографіка документ
2.3 Типографіка e-mail
Основні правила складання будь-якого офіційного, ділового документа однакові як для «паперових», так і для електронних листів. Однак електронні листи «набираються» на комп'ютері і в цьому випадку необхідно дотримуватися основних правил комп'ютерного набору.
Правила комп'ютерного набору один з розділів типографіки (дисципліни, що займається представленням текстових символів: букв, цифр, розділових знаків і т. д.). За довгу історію цієї дисципліни в ній склалися правила і традиції, дотримання яких допомагає краще сприймати друкований текст.
Найбільш важливі з них вказані в таблиці 1.
Таблиця 1 - Основні правила оформлення тексту [3, с. 669]
НеправільноПравільноІ.ІвановІ. Івановраз, двараза, дваделу-времяделу - час «IBM» (корпорація) «IBM» (корпорація) 20-25 іюля20-25 іюляпонятіе культура поняття «культура» Чекайте відповіді ... Чекайте відповіді ...
Пропуск - ознака нового слова. Два сусідніх слова завжди розділяються пробілом, навіть якщо одне з них або обидва - скорочення (наприклад: «і т. Д.» Або «А. С. Петров»).
Знаки пунктуації (кома, крапка, крапка з комою, двокрапка, три крапки, знак оклику) відокремлюються від наступного за ними слова пробілом. Від попереднього символу розділові знаки не відокремлюються.
Тирі відділяється пробілами від попереднього і наступного символів.
Дужки і лапки не відділяються пробілами від ув'язнених у них слів.
Якщо заголово...
