ify">. Інструкція з діловодства, що включає наступні основні розділи:
загальні положення;
документування управлінської діяльності включає підрозділи: склад управлінських документів, класифікація, уніфікація, стандартизація управлінських документів;
правила підготовки та оформлення управлінських документів, що включають підрозділи: вимоги до бланків документів; вимоги та правила оформлення реквізитів службових документів; вимоги та правила оформлення текстів службових документів; правила підготовки та оформлення розпорядчих документів (наказ; розпорядження; протокол; рішення; інші (за потребою)); правила підготовки та оформлення організаційних документів (положення; правила; інструкція; рішення; інші (за потребою)); правила оформлення інформаційно-довідкових документів (службовий лист; службова записка; інші (за потребою));
організація документообігу, що включає опис: порядку обробки і руху вступників (вхідних) документів; порядку підготовки, обробки та руху відправляються (вихідних) документів; порядку підготовки, обробки та руху внутрішніх документів; порядку роботи виконавців з документами; порядку реєстрації документів; організації контролю виконання документів; порядок обліку обсягу документообігу;
організація документів у діловодстві, що включає опис: правил складання номенклатури справ компанії; правил формування та оформлення справ; порядку систематизації та організації оперативного зберігання документів; правил підготовки документів до передачі в архів;
інші розділи, що визначають специфіку компанії (за необхідності).
Інструкція з діловодства визначає правила, прийоми, процеси створення документів і порядок роботи з ними в компанії, а так?? е регулює окремі сфери (моменти), що відносяться до специфіки компанії. В інструкції з діловодства закріплюється обрана форма організації документообігу, визначається порядок роботи з документами співробітників компанії як виконавців документів, закріплюються функціональні обов'язки осіб, відповідальних за діловодство в структурних підрозділах.
Інструкція складається з основних розділів і може бути додана розділами, уточнюючими або розкривають специфіку роботу з документами в компанії.
При розробці даної інструкції можна керуватися Типовою інструкцією з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, в тій частині, в якій вона не суперечить особливостям роботи з документами в конкретній організації, а також використовувати інші нормативні правові та законодавчі акти.
Що стосується регламентації діяльності служби документаційного забезпечення управління та її працівників, то положення про службу документаційного забезпечення управління і посадові інструкції діловодного персоналу розробляються на основі типових або примирних, а також на основі організаційних документів, що регламентують діяльність самої компанії (статуту, положень про структурні підрозділи). Посадова інструкція визначає організаційно-правове становище працівника в структурному підрозділі, забезпечує умови для його ефективної роботи, регламентує розмежування обов'язків і прав між іншими співробітниками, а також служить основою для усунення паралелізму і дублювання у виконанні окремих операцій, встановлення взаємозв'язків окремих посад. Крім того, посадові інструкції дозволяють об'єктивно оцінювати діяльність кожного працівника служби і об'єктивно застосовувати заходи впливу;
. Положення про архівний зберіганні документів включає опис: порядку відбору документів для подальшого зберігання або знищення, проведення експертизи цінності документів (положення про експертну комісію); порядку прийому документів і справ в архів компанії; правил комплектування, фондування документів і справ; порядку організації науково-довідкового апарату фонду; порядку видачі з архіву документів і справ у тимчасове користування; порядку забезпечення збереження документів і справ; порядку знищення документів і справ; порядку передачі документів на державне зберігання;
. Положення про печатки та штампи, що включає опис: порядку виготовлення, обліку, використання та знищення печаток і штампів; відбитки печаток і штампів, що використовуються в компанії;
. Інструкція по роботі з документами конфіденційного характеру включає опис: перелік відомостей, що становлять комерційну таємницю (конфіденційну інформацію); перелік документальних носіїв комерційної таємниці (конфіденційної інформації); опис порядку надання та розмежування прав доступу до документів, що містять комерційну таємницю та відомості конфіденційного характеру; опис порядку ведення діловодства (прийом/відправка, обробка, рух і зберігання документів, що містять комерційну таємницю та відомості конфіденційн...
