ого характеру);
. Інструкція з організації роботи з документами в автоматизованій системі;
. Інші нормативні та методичні документи залежно від потреби і специфіки компанії.
Корпоративний Стандарт з управління документами може бути розроблений на основі національного стандарту Російської Федерації ДСТУ ISO 15489-1-2007 (Управління документами. Загальні вимоги), який включатиме загальні (основні) положення про політику, відповідальності , процедурах, системах і процесах, пов'язаних з документами компанії. Технологічні операції роботи з документами в компанії можуть регламентуватися в Інструкції з документаційного забезпечення управління (діловодства) [10].
1.3 Документаційне забезпечення обліку персоналу
Для обліку особового складу використовують спеціальні форми первинних облікових документів:
наказ (розпорядження) про прийом на роботу - складається на кожного члена трудового колективу працівником відділу кадрів або особою, відповідальною за прийом на роботу. На обробленій боці наказу керівник вказує ким може бути використаний новий працівник, його розряд, випробувальний термін. Після цього наказ візується відповідно службі з метою підтвердження окладу та її відповідності зі штатним розкладом і підписується керівником організації. З наказом знайомлять працівника.
Трудовий договір (контракт) є угода між працівником і роботодавцем (фізичною чи юридичною особою), за якою працівник зобов'язується виконувати роботу за певною спеціальністю, кваліфікації чи посади підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку, а роботодавець (фізична або юридична особа) зобов'язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін. У випадках, передбачених федеральними законами та іншими нормативними правовими актами Російської Федерації, у трудовому договорі можуть міститися умови нерозголошення працівником відомостей, що становлять службову або комерційну таємницю, стали відомими працівникові у зв'язку з виконанням ним своїх посадових обов'язків
Особова картка - заповнюється на кожного працівника організації в одному екземплярі. У ній містяться загальні відомості про працівника.
Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу - складається у двох примірниках у відділі кадрів при оформленні переведення працівника з одного підрозділу в інший. Один примірник залишається у відділі кадрів, другий передається в бухгалтерію. Наказ візується керівником підрозділу і керівником організації. На зворотному боці дається довідка про незданих майнових цінностях.
Наказ (розпорядження) про надання відпустки - застосовується для оформлення щорічної відпустки та відпусток інших видів. Містить необхідні відомості для розрахунку відпускних сум і утримань.
Особовий рахунок - відкривається на кожного працівника в бухгалтерії: на лицьовій стороні міститься інформація про працівника для розрахунку нарахувань і утримань. На зворотному боці - всі види нарахувань і утримань за кожен місяць.
Наказ розпорядження про припинення трудового договору - складається у двох примірниках у відділі кадрів і підписується керівником підрозділу та організації. У наказі вказують причину і підставу звільнення, номер і дату постанови. У формі міститься розрахунок за нарахованими і утримані суми і наводяться дані про незданих майнових цінностях. Посилання на таблицю 1.
Таблиця 1 - Розшифровка уніфікованих форм
Номер уніфікованої формиНаіменованіе форми - 1Пріказ про прийом на работуТ - 2Лічная карточкаТ - 5Пріказ про переведення на іншу работуТ - 6Пріказ про надання отпускаТ - 8Пріказ про припинення трудового договораТ - 9Пріказ про направлення у відрядження
Дані обліку особового складу є базою для обліку використання робочого часу та розрахунку фонду оплати праці.
Конкретно для працівників бухгалтерії названі документи поділяються на такі групи:
документи про рух по службі (прийом, звільнення, переведення, суміщення, заміщення, зміна оплати);
документи про додаткові виплати у вигляді разових премій, винагород, компенсацій та допомог;
документи на право відриву від основної роботи (відпустка, збори, навчання та ін.);
інші документи даного профілю.
У зазначених документах необхідна присутність достатніх і необхідних відомостей про працівника, таких, як форма документа (наказ, роз...
