ді особистих справ прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку заводиться справа, зазначаються в називному відмінку. У найменуваннях справ, що містять документи з питань листування, уточнюються, з ким і з якого питання вона ведеться.
При вказівці в заголовку справи кореспондента необхідно враховувати наступне:
В· якщо листування ведеться з однорідними кореспондентами, то вони не перераховуються, а вказуються узагальнено. Наприклад В«Листування інституту з вищими навчальними закладами з наукових питань В»;
В· якщо листування ведеться з різнорідними кореспондентами, то вони не вказуються. Наприклад В«Листування про організацію регіональної науково-практичної конференції В«Юридична освітаВ» В»;
В· якщо листування ведеться з одним кореспондентом, його вказують в заголовку справи. Наприклад: В«Листування з Міністерством освіти Республіки Білорусь за навчальними питань В».
При позначенні в заголовках справ адміністративно-територіальних одиниць враховується наступне: якщо зміст справи стосується декількох однорідних адміністративно-територіальних одиниць, в заголовку справи не вказуються їх конкретні назви, а зазначається їх загальна видову назву. Наприклад, В«Листування з главами адміністрацій районів за соціальних питань В».
Порядок складання та затвердження номенклатури справ
Номенклатура справ організації (установи) на майбутній календарний рік складається в останньому кварталі попереднього року службою документаційного забезпечення управління за встановленою формою Додаток на підставі номенклатури справ структурних підрозділів організації (установи).
Назвами розділів номенклатури справ організації (Установи) є назви структурних підрозділів, розташованих у згідно із затвердженою структурою і штатним розкладом організації (Установи). Першим розділом обов'язково ставиться служба документаційного забезпечення управління (загальний відділ), тому що збирається організаційно-правова та організаційно-розпорядча документація, що характеризує діяльність організації. Громадські організації вказуються в кінці номенклатури справ найменувань після структурних підрозділів. Розміщення розділів у номенклатурі справ закріплюється індексом структурного підрозділу.
Номенклатура справ організації (установи) являє собою багатосторінковий документ. Перший лист номенклатури справ оформлюється на загальному бланку організації формату А4. Сторінки нумеруються арабськими цифрами посередині верхнього поля аркуша.
Номенклатура справ організації (установи) друкується, а потім тиражується в необхідній кількості примірників. Перший примірник зберігається в службі документаційного забезпечення управління, другий - використовується службою діловодства як робочий примірник, третій - у як облікового документа знаходиться в архіві організації, четвертий - у державному архіві.
При складанні номенклатура справ візується завідувачем архівом організації (устано...
