ви), підписується керівником служби діловодства та після схвалення експертної комісії організації направляється на узгодження з експертно-перевірочною комісією відповідної архівної установи, після чого затверджується керівником організації (установи).
Узгоджена з архівними установами номенклатура справ у кінці кожного року уточнюється, передруковується, затверджується керівником організації, (установи) і вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.
Номенклатура справ переузгоджувати з архівними установами не рідше як раз на 5 років. У разі реорганізації вона підлягає пересоставления, узгодженню і затвердженню незалежно від терміну її узгодження.
Після затвердження номенклатури справ керівником організації (установи) для структурних підрозділів та громадських організацій робляться виписки відповідних їм розділів для використання в роботі.
Номенклатура справ організації (установи) є документом постійного зберігання та як самостійне справа підлягає обліку за номенклатурою справ служби діловодства.
У організаціях, що не передають документи на державне зберігання, розроблені номенклатури справ щорічно розглядаються на засіданні експертної комісії організації. Після схвалення експертною комісією номенклатури справ затверджуються керівником організації. Термін зберігання їх не менше 10 років. br/>
Вимоги до заповнення форми номенклатури справ
Складають номенклатуру за формою, встановленою Примірної інструкції з діловодства (Малюнок 3). p> Номенклатура містить в собі п'ять граф:
В· 1 - індекс справи;
В· 2 - заголовок справи (тому, частини);
В· 3 - кількість справ (томів, частин);
В· 4 - термін зберігання справи (тому, частини) і № статей за переліком;
В· 5 - примітка.
Графа перша - В«Індекс справиВ».
Проставляється індекс кожної справи, включеної в номенклатуру справ, який складається з індексу структурного підрозділу та порядкового номера справи. Цей порядок індексування закріплюється в інструкції з ведення діловодства. Індекси позначаються арабськими цифрами. Групи цифр індексу відокремлюються одна від іншої за допомогою тире. Наприклад: 06-02. p> 06 - індекс факультету (структурний підрозділ Академії). p> 02 - Накази ректора Академії за основною діяльності. (Копії). p> У номенклатурі справ рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ у межах різних структурних підрозділів однієї організації (установи).
Найменування організації
ЗАТВЕРДЖЕНО
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
Найменування
_____________ № _______
посади керівника
на ____________ рік
