копіювання і розмноження документів з кадрових питань;
- контроль виконання документів з особового складу;
- передача документів по вертикальних і горизонтальних зв'язків.
У управлінні персоналом як підсистемі управління організацією використовуються такі уніфіковані системи документації:
- організаційно-розпорядча документація управління персоналом, що включає в якості підсистем:
- організаційно-кадрову документацію (штатний розклад, структура і штатна чисельність, положення про кадрову службу, положення про персонал, посадовий регламент);
- організаційно-розпорядчу документацію (наказ про внесення змін до штатний розклад, розпорядження);
- довідково-інформаційну документацію (лист, доповідна записка, пояснювальна записка, довідка, заява, подання, протокол тощо);
- документацію з особового складу (накази з особового складу, трудовий договір (Службовий контракт), особовий листок, особова картка, трудова книжка, анкета, автобіографія, рекомендація, пенсійну справу та ін);
- документацію за зверненнями громадян;
- планова документація (планові завдання з кадрових питань, заявки на молодих фахівців, планові розрахунки за чисельністю, оплаті праці, плани підготовки і підвищення кваліфікації персоналу тощо);
- звітно-статистична документація (статистичні звіти за чисельністю, балансом робочого часу, зарплаті, продуктивності праці, вивільнення працівників і т. д.);
- документація по соціальному забезпеченню (по пенсіях, посібниками, що пільгам, соціального страхування) та ін
Кожне підрозділ служби управління персоналом розробляє, оформляє і виконує документацію у відповідності зі своїм функціональним призначенням. Більшість цих документів носить внутрішній для організації характер. Порядок роботи з ними визначається внутрішніми положеннями, правилами та інструкціями.
Організаційно-кадрова документація включає комплекс взаємопов'язаних документів, що закріплюють чисельний і посадовий склад організації, її структуру, завдання і функції, права, обов'язки і відповідальність персоналу управління, структуру та завдання кадрової служби.
До організаційно-кадрових документів належать: штатний розклад; структура і штатна чисельність; положення про кадрову службу; положення про персонал; посадові інструкції посадові регламенти по кожній посаді.
Штатний розклад встановлює чисельність структурних підрозділів у складі організації, посадовий і чисельний склад працівників (Керівників, фахівців і технічних виконавців) по кожному структурному підрозділу і по організації в цілому на календарний рік з зазначенням фонду заробітної плати. Уніфікована форма документа (форма № Т-3) затверджена Постановою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. № 1 і являє собою комбінацію трафаретного тексту і таблиці. Порядок підготовки штатного розкладу регламентується Інструкцією щодо застосування і заповнення форм первинної документ...
