ію роботи з офіційними документами, створення документаційною інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі виконання своїх функцій.
У науковій літературі останнього десятиліття як синонім терміну В«ДіловодствоВ» стало використовуватися поняття В«документації управління В», чим підкреслюється інформаційно-технологічний характер сучасної організації діловодства.
Найважливішою частиною документаційного забезпечення управління є документування, що представляє собою регламентований процес фіксації на різних матеріальних носіях та оформлення на підставі встановлених вимог і норм всієї необхідної для управлінської діяльності інформації.
У результаті процесу документування з'являється документ (лат. documentum - Свідоцтво, доказ) - зафіксована на матеріальному носії первинна інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. У документі, виступаючому одночасно і засобом, і способом виконання покладених на апарат управління функцій, відображаються всі форми управлінської діяльності, визначаючи його поліфункціональність.
Обов'язковою елементом оформлення документа, що забезпечує його юридичну силу, є реквізит. ГОСТом Р 6.30-2003 встановлюється максимальне число (30) та порядок розташування реквізитів для організаційно-розпорядчих документів.
Юридична сила документа є властивість офіційного документа, сообщаемое йому чинним законодавством, компетенцією видав органу та встановленим порядком оформлення.
Організація роботи з документами - складова діловодства, яка включає організацію документообігу, а також систему зберігання документів і використання їх в поточній діяльності органу управління.
Документооборотом організації, установи, підприємства називається сукупність взаємопов'язаних процедур, забезпечують рух документів в організації з моменту їх створення або надходження до завершення виконання або відправлення.
Система зберігання документів являє собою сукупність засобів, способів і прийомів обліку та систематизації документів з метою їх збереження, пошуку і використання в поточній діяльності організації, установи.
3. Документаційне забезпечення управління персоналом
Документационное забезпечення управління персоналом державної служби включає повний цикл - створення (документування), обробку та рух документів в організації з моменту їх створення працівниками кадрової служби або надходження до завершення виконання або передачі в інші підрозділи.
У число основних діловодних функцій системи управління персоналом входить:
- документування з кадрових питань;
- обробка надходить і переданої документації;
- доведення документації до виконавців - працівників системи управління персоналом;
- реєстрація, облік і зберігання документів з особового складу;
- формування справ відповідно до їх номенклатурою, затвердженою для даної організації;
- ...
