оділу и ходу Виконання документа и оптимізувати оперативний поиск на документа або ІНФОРМАЦІЇ про нього.
2. Карткова система реєстрації документів
Єдина реєстраційно-контрольна картка оформляється на папері формату А5 або А6 (мал. 3)
В
Мал. 3. Форма реєстраційно-контрольної картки
У поля картки заносячи Наступний інформацію. Кореспондент. Для вхідніх документів в Цій позіції Указуються реквізіт 06 документа, что поступово, для вітікаючіх - Відомості переносячи з реквізіту 14. Досить вказаті Тільки найменування організації. Для внутрішніх - Указуються вид документа (08). p> Дата надходження и реєстраційний номер. Заповнюється Тільки при реєстрації вхідніх документів.
Дата и номер документа. Відомості переносячи з бланка (09,10 реквізітів). p> Короткий Зміст - заголовок документа (17); Если звітність,, Відомості можна доповніті (Наприклад, уточніті Зміст, відзначіті наявність Додатків и так далі). p> При реєстрації вхідніх документів в позіцію 5 послідовно вноситися результат розподілу (Наприклад: 30.09.99 діректорові) i перерозподілу, тоб Резолюція керівника (16). Записи датуються. При реєстрації внутрішніх документів Указуються прізвіща тихий посадових ОСІБ, кому данини доручення. (Інформація з тексту документа).
У позіції 6 Указуються Термін (Терміни) Виконання на підставі резолюції, аналізу змісту (для вхідніх документів) або тексту (для внутрішніх документів).
У позіції 7 послідовно відбівається інформація про Дії Виконавця, Які ВІН робів для Вирішення питання (як оформлень документально, так и бездокументарну), и номер справи, Куди поміщеній Виконання документ. Записи датуються. Відомості відповідають реквізіту 27.
Фонд №, Опис №, Справа № - позіції для фіксації відміток про зберігання Виконання документа. Як вариант, может використовуват Інша форма запису відомостей про зберігання Виконання документа:
У позіції В«ПриміткаВ» Указується фактичність Місцезнаходження документа в тому випадка, ЯКЩО Виконання документ у впоратися не поміщеній або вітягує Із справи. Записи датуються. При картковій Системі реєстрації для прівласнення реєстраційніх номерів вікорістовується нумераційній бланк - лист паперу формату А4 з проставленими на нім порядковими номерами. Нумераційні бланки оформляються для шкірного реєстраційного масиву (окремо для тих, что входять, вітікаючіх и шкірному різновіду внутрішніх документів). Прівласненій документом порядковий номер вікреслюється з нумераційного бланка.
3. Індексація
Індексація - Проставляння при реєстрації порядкових номерів и необхідніх умовних позначені, вказуючіх місце складання або зберігання документа. Як Умовні позначення могут використовуват порядкові номери (коди) з класіфікатора постійніх кореспондентів, структурних Підрозділів або посадових ОСІБ, вопросам ДІЯЛЬНОСТІ и так далі Наприклад: 02-12/156, де:
02 - належноє особа - ...
