керівнікові необхідні:
у ПОВНЕ обсязі, бездоганно підготовлені документи та необхідні матеріали;
узгодженням розклад зустрічей та переїздів з урахуванням різніці в часі та кліматичних умів (ЯКЩО йдет про Закордонні поїздкі);
продумані подарунки та сувеніри ТОЩО
Для підготовкі ділової поїздкі керівника з урахуванням ї спеціфікі секретар готовит ПЕРЕЛІК ПИТАНЬ, Які вірішуватімуться, и Зазначає Терміни їх Вирішення Такоже прес-секретар (ЯКЩО це входити до его компетенції) дбає про місце проведення ДІЛОВИХ переговорів Нерідко відповідно до вказівкі керівника прес-секретар продумує програму проведення ділової поїздкі, віділяє Головні тези виступа керівника.
Програма поїздкі на кілька днів, в кілька пунктів, а особливо за кордон, буде насіченою та має містіті таку інформацію:
дату відправлення, перебування, трівалість поїздкі ТОЩО;
СПИСОК ОСІБ, Які супроводжують керівника в діловій поїздці;
Засоби пересування (автомобіль, потяг, літак ТОЩО),
ПЕРЕЛІК ДІЛОВИХ зустрічей;
ПЕРЕЛІК матеріалів, потрібніх керівнікові підчас ділової поїздкі;
ПЕРЕЛІК роздаткових матеріалів для ДІЛОВИХ партнерів (буклети, бізнес-плани, кошториси ТОЩО);
назви готелів з підтвердженням заброньованіх у них місць;
дату, годину та Адреса проведення ДІЛОВИХ зустрічей та Засоби пересування между ними;
ПЕРЕЛІК ОСІБ або предприятий, з Якими нужно Встановити зв'язок (назва ПІДПРИЄМСТВА та имя его представника; поштова адреси ПІДПРИЄМСТВА; контакти електронна пошта, телефони ТОЩО).
Програму ділової поїздкі можна складаті в кількох варіантах:
повна програма з усією інформацією;
Стислий программа з мінімально можливий планом (година, імена, телефонні номери, адреси);
Стислий программа на кожен день поїздкі.
Стислий програму на кожен день поїздкі можна детально розпісаті на маленьких каталожних КАРТКА, щоб керівник МІГ класти шкірного дні по одній Картці в свой портфель.
повна програма слід підготуваті в кількох прімірніках, а самє:
1-2 прімірнікі для керівника;
по одному прімірніку для супроводжуючий ОСІБ;
один примірник для Заступник керівника;
один примірник для секретаря;
один примірник для картотеки чг Звіту.
У разі відсутності керівника всю інформацію та пошту прес-секретар передает его заступнікові або віконуючому обов'язки керівника. Телефонні дзвінкі переадресовує тім, хто може вірішіті питання без керівника. Если нужно терміново віріші...
