я управлінських документів підвищує рівень і продуктивність управлінської праці.
Основні принципи та підстави для розробки УСОРД є:
· Створення загальної моделі побудови документів. Полягає в побудові формуляра-зразка документів для конкретної системи документації і встановлення на його основі складу реквізитів для даної системи документації, окремих видів документів, конкретного документа і т.д. Побудова окремих систем документації виявилося дуже ефективним не тільки як напрямок, а й стало основним методом уніфікації документів;
· Единбурзі форм документів і правил їх побудови, складання, оформлення. Забезпечується шляхом максимальної типізації і трафаретізаціідокументів, уніфікації розташування даних на полях документа, вироблення термінології та умовних скорочень.
· Комплексність уніфікації. Уніфікація показників і реквізитів повинна передбачати всі вимоги до документа на всіх стадіях його створення, обробки та зберігання. Крім того, повинні враховуватися психофізіологічні можливості людини і параметри технічних засобів. Ця уніфікація повинна передбачати класифікацію показників за змістом, встановлення єдиної структури показників, застосування єдиних методів розрахунку одних і тих же показників при їх використанні в різних системах управління, однаковість формулювань найменувань реквізитів, що входять до складу показників, розчленовування показників і реквізитів на постійну і змінну частини з метою відтворення постійної частини у бланках документів, кодування показників за допомогою ЕОМ.
· Інформативність. Означає включення в документи тільки тих реквізитів, які потрібні для вирішення конкретних завдань, для пошуку і підтвердження юридичної сили документів. До групи реквізитів, що підтверджують юридичну силу документів, відносяться: підпис, печатка, грифи погодження та затвердження і т.д.
· Скорочення кількості видів документів. Досягається за рахунок вдосконалення методів управління, наприклад, в напрямку виключення многоступенчатости в системі управління або широкого і повсюдного застосування організаційної та електронно-обчислювальної техніки.
· Стабільність вимог до документів. Для додання максимальної стабільності вимог до документів необхідно встановити державні та галузеві стандарти, т.к. форми документів використовують досить тривалий час.
· Сполучення з діючими системами класифікації та кодування техніко-економічної інформації. Повинні бути складені класифікатори показників, допустимих до застосування на різних рівнях управління в різних системах управління, і в належному порядку затверджені, тобто стандартизовані. Крім того, повинна бути забезпечена система ведення показників, яка б дозволила вносити необхідні зміни в ці класифікатори.
· Економічність. Досягається за рахунок обгрунтованого включення документів в систему документації, широкого застосування бланків, раціональної угруповання форм документів, встановлення оптимального обсягу реквізитів і їх логічного розташування на бланку. Також знижуються витрати на складання, виготовлення та оформлення документів, їх передачу, обробку, зберігання і знищення.
Основна мета уніфікації управлінської документації - створення системи документів, впровадження якої дасть значний економічний ефект в народному го...
