и вертикальному способі їх зберігання).
Наприкінці діловодного року в оформленні обкладинки справи постійного або довготривалого (понад 10 років) зберігання вносяться необхідні уточнення. Якщо назва установи (вищого відомства, структурного підрозділу) змінилося або справа передана в іншу установу (структурний підрозділ), на обкладинці підписують назву цієї установи (структурного підрозділу). Заголовок справи на обкладинку переноситься з номенклатури справ організації, узгодженої з ЕПК відповідної установи державної архівної служби. У необхідних випадках (наприклад, якщо заголовок на обкладинці не відображає змісту документів у справі) в нього вносяться додаткові відомості та уточнення.
У заголовках справ, що містять копії документів, повинна вказуватися їх копійность. Справжність документів справи в заголовку не обмовляється. Якщо дані про копийности документів відносяться до всіх документів справи, то їх поміщають за заголовком (в рядок, після крапки, з великої літери), а якщо дані відносяться до частини документів або до одного з них, то їх пишуть після опису документів (у дужках з малої літери). При наявності у справі кількох томів (частин) виносяться загальний заголовок справи і заголовок кожного тому (частини).
Важливим реквізитом обкладинки справи є дата справи, тобто роки заведення і закінчення справи в діловодстві. Правильне датування справ залежить від всебічного обліку характеру і виду документів, які в них сформовані. Датою справи, що містить розпорядчу, творчу та іншу документацію (доповіді, стенограми, листи тощо), для яких точне датування має важливе значення, а також справи, що складаються з декількох томів (частин), є крайні дати документів, т. е. число, місяць, рік реєстрації (складання) самого раннього і самого пізнього з документів, включених у справу.
Датою особистої справи є дати підписання наказів про прийом і звільнення особи, на яку воно заведено.
Засвідчувальний напис
Наприкінці кожного справи постійного, довгострокового (понад 10 років) зберігання для обліку кількості та фіксації особливостей нумерації аркушів на окремому аркуші складається засвідчувальний напис, в якій цифрами і прописом вказується кількість пронумерованих аркушів та окремо через знак « ; + » (Плюс) - кількість аркушів внутрішнього опису (при її наявності). Засвідчувальний напис пишеться розбірливо, із зазначенням посади упорядника, дати складання і підписується укладачем з розшифровкою підпису. Наступні зміни в складі і стані справи (недостача документів, приєднання нових, заміна справжніх документів копіями і т.д.) відзначаються в засвідчувального напису з посиланням на відповідний акт.
Внутрішній опис документів
Для певних категорій справ постійного і довгострокового (понад 10 років) строків зберігання, облік яких викликаний специфікою міститься в них документації (особливо цінні, особисті, судові та слідчі справи, справи про присудження наукових ступенів і присвоєння вчених звань, справи на авторські свідоцтва та патентное винаходи і т.д.), а також сформованих по різновидах документів, заголовки яких не розкривають їх конкретного змісту, складається внутрішня опис документів.
Після закінчення діловодного року всі завершені справи постійного і тимчасового зберігання, що пройшли експертизу цінно...
