правило, секретар-референт або інший спеціально призначений працівник під безпосереднім контролем керівника підприємства.
Формування справ здійснюється відповідно до заголовків справ за заздалегідь складеною номенклатурі підприємства або за класифікаційними ознаками.
У більшості фірм формування справ проводиться за назвами видів документів, наприклад, акти, накази, контракти (рис. 1 [4]). При великому обсязі документів необхідно для оперативного пошуку вводити інші ознаки класифікації, наприклад, контракти розділити на справи, що містять контракти про постачання скла, контракти про постачання лісу і т. д.
Рис. 1. Зразкове поділ документів комерційного підприємства на групи справ
При формуванні справ необхідно дотримуватися таких вимог:
у справу поміщаються документи, робота з якими проведена;
документи, підшиті у справу, є оригіналами або завіреними копіями;
документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;
документи, що стосуються одного питання, поміщаються в одну справу;
у справу включається один примірник документа;
кожен документ, поміщений у справу, повинен бути правильно оформлений (мати дату, підпис, позначку про виконання і т.д.);
у справу формуються, як правило, документи одного року;
в справу не повинні бути підшиті документи, що підлягають поверненню, а також чернетки документів;
документи всередині справи розташовуються в хронологічній послідовності або в нумераційної.
Статут підприємства та інші засновницькі документи формуються в самостійну справу.
Протоколи загальних зборів акціонерів формуються окремо від протоколів засідань Ради директорів. Програми та інші додаткові документи підшиваються до тих протоколах, до яких вони належать.
Контракти підприємства діляться на дві групи, що зберігаються в різних справах. Першу групу складають комерційні контракти між підприємствами, другу - трудові контракти (договори) з працівниками.
Накази з основної (виробничої) діяльності формуються окремо від наказів з особового складу.
Документи по особовому складу підприємства (особисті справи, особові картки) формуються за алфавітом прізвищ співробітників.
Документи обмеженого доступу з грифом «КТ» або «Конфіденційно» формують окремо від інших документів підприємства.
При формуванні справ з листуванням одним з вирішальних факторів є її обсяг.
При невеликому обсязі листування заводиться одна справа, що містить вхідні та вихідні, листи і факси.
Прогнозуючи зростання листування з діловими партнерами, доцільно завести окремі справи для вхідних і вихідних документів.
При подальшому зростанні об'єму можна вхідну і вихідну переписку розділити за видами документів, на листи і факси.
У ряді фірм при формуванні справ з листуванням використовується підшивка «листи-відповіді» поруч з «листом-запитом».
Якщо число підприємств-контрагентів досить стабільно, то в цьому випадку можна з...
