астосувати об'єктовий ознака формування документів, тобто в одній справі знаходитимуться різні види документів (контракти, факси, телефонограми тощо), що відносяться до однієї організації.
Плани та звіти зберігаються в справах того року, до якого вони відносяться за змістом, незалежно від часу їх складання або затвердження. Бізнес-плани, розраховані на кілька років, підшиваються в справу першого року.
При формуванні справ використовуються вітчизняні швидкозшивачі, розраховані в середньому на 200 аркушів, і імпортні, що дозволяють підшивати в 2-3 рази більше. Залежно від специфіки підприємства, обсягу документів рекомендується використовувати комбіновано і ті й інші.
Папки імпортного виробництва можуть вестися протягом декількох років. Тому для оперативного пошуку документів усередині справи необхідно використовувати роздільники із зазначенням року.
. КОМП'ЮТЕРИЗАЦІЯ ДІЛОВОДСТВА
За останнє десятиліття намітилася тенденція проникнення засобів обчислювальної техніки в виробництва. Більшість документів в даний час готуються на ЕОМ і, отже, мають електронну версію. Системи електронного документообігу, сертифіковані в Росії, повинні мати алгоритм шифрування відповідний ГОСТ 28147-89. Цей стандарт розроблявся для потреб Міністерства оборони більше десяти років тому і був розрахований на апаратну реалізацію. На думку авторів цього методу, його надійність визначалася не лише алгоритмом, а й контролем доступу до апаратури шифрування. Обчислювальна ефективність програмної реалізації російського стандарту шифрування на ЕОМ низька, тому що в ньому використовується алгоритм перестановки біт. Крипостійкість цього алгоритму, за сучасними мірками невисока. В даний час розглянута проблема може бути вирішена більш ефективно. Для шифрування можна скористатися одним із сучасних методів, наприклад алгоритмами, застосовуваними в відомій програмі PGP, яка поширюється вільно з відкритим кодом. Застосування шифрування документів захищає їх від несанкціонованого доступу (їх важко прочитати в обхід встановленої процедури), але абсолютно не захищає від втрати.
Використання ЕОМ йде за двома основними напрямками ДОУ [1]:
документування;
організація роботи з документами.
При документуванні, тобто створенні (складанні) документів, ЕОМ виступає в ролі «розумною» друкарської машинки.
ЕОМ дозволяє відредагувати надрукований текст частково або повністю, не вдаючись до численних Передрук документа. Набраний документ можна роздрукувати на принтері і зберегти на магнітному диску для подальшого використання. Збережений на диску документ стає файлом, хоча його як і раніше можна називати документом.
В епоху комп'ютерів традиційне визначення документа потребує?? Я в уточненні, адже нині документами можуть бути повідомлення, отримані по електронній пошті, звукові файли, відеофільми. Згідно з визначенням, запропонованим фірмою XEROX, «документ - це сукупність інформації, доступна людському сприйняттю»
Для роботи з інформацією в умовах виробництва існують програми для електронного документообігу (Word, Excel та ін.) Вони дозволяють організувати ефективне збереження й обробку документів. Разом з тим, більшість систем електронного документообіг...
