ду складаються тільки в державних архівах і архівах галузевих фондів вони не складаються.
Відомості про зміні у складі та обсязі фондів складаються в державних архівах на 1 січня кожного року. Вони містять дані про надійшли і вибули за кожним фонду архіву одиницях зберігання документів за рік і призначені для внесення змін до картки фондів фондових каталогів суб'єктів Федерації і Росархів.
У державному архіві на основі надійшли паспортів архівів організацій складаються відомості про стан зберігання документів організацій - джерел комплектування на 1 грудня кожного року. Вони включають дані про кількість джерел комплектування:
всього за профілем архіву;
недержавних організацій;
державних організацій;
а також про наявність в архівах установ номенклатур справ, інструкцій з діловодства, приміщень і штатів.
Рух документів централізованого обліку в державних архівах, музеях і бібліотеках, в архівах установ та галузевих фондів, архівів системи Російської академії наук, а також документів недержавної частини Архівного фонду Російської Федерації послідовно представлено в графічному варіанті
Глава 2 Науково-довідковий апарат до документів архіву
Картотека - довідник, який містить відомості про зміст документів на картках. Картки розташовують у картотеках залежно від потреб організації в інформації. Як показує практика роботи архівів організацій, найбільш уживаної є інформація з утримання організаційно-розпорядчих документів (наказів з основної діяльності, протоколів, договорів, угод, листів тощо).
Залежно від завдань з використання документів можуть створюватися предметні і предметно-тематичні картотеки.
У предметної картотеці картки групують за алфавітом понять (наприклад, для наказів - по алфавіту найменувань ділянок діяльності: акціонування, виробництво, збут, охорона праці; для листів - за алфавітом найменувань організацій-кореспондентів і т.п.)
Доцільним є створення картотек з особового складу для пошуку відомостей про трудовий стажі, зарплаті та інших даних соціально-правового характеру.
Картки повинні містити прізвище, ім'я, по батькові працівника організації та пошукові дані (Номер фонду, опису, справи і аркушів) документів, в яких є відомості про ньому. Картки систематизують за прізвищами в порядку алфавіту в межах однакових прізвищ за алфавітом імен та по батькові.
При створенні і застосуванні автоматизованих систем пошуку документів і справ в архівах організацій, традиційні правила реєстрації та обліку документів і справ, як на стадії діловодства, так і в архіві, повинні бути використані при розробці програм для ЕОМ.
Така спадкоємність полегшить перехід роботи в архівознавства на новий технічний рівень.
Особливе місце серед архівних довідників займає історична довідка. Довідку складають при першому надходженні документів фонду до архіву організації. У подальшому за закінчення 5-7 років доцільно складати доповнення до історичної довідки.
Історичну довідку складає і підписує завідувач архівом. В організаціях з невеликим обсягом справ, що утворюються за рік, історичну довідку можна замінити передмовою до опису справ постійного зберігання. p> Історична довідка складається з трьох розділів:
1. історії фондоутворювача;
2. історії фонду;
3. характеристики документів фонду.
Перший розділ - історія фондоутворювача, (у хронологічній послідовності) містить такі відомості:
1. дати, номери і заголовки розпорядчих документів про створення, перетвореннях і ліквідації організації;
2. крайні дати діяльності організації;
3. зміни у назві та діяльності організації;
4. завдання і функції організації та їх зміни;
5. масштаб діяльності організації та її місце в системі державного апарату, галузі;
6. структура організації та її зміни (із зазначенням дат).
Другий розділ-історія фонду, містить такі відомості:
1. Кількість справ у фонді та Дати справ фонду;
2. склад документів фонду та крайні дати кожної групи;
3. час надходження фонду в архів організації;
4. ступінь збереження документів;
5. зміни у складі та обсязі документів фонду;
6. вказівка ​​(якщо організація передає документи на державне зберігання) дати і місця передачі справ на державне зберігання (найменування державного архіву; № фонду, присвоєний державним архівом, посилання на акт прийому-передачі справ, його дату і номер).
Третій розділ-характеристика документів фонду, містить перерахування видів науково-довідкового апарату до фонду.
У третьому розділі-характеристиці документів фонду, перераховують:
1. основні види документів;
2. вказують на особливості документування в даній організації;
3. дають загальні відомості про використання документів (основний зміст...
