еми повинні забезпечувати різні і, часом, протилежні підходи до автоматизації документообігу. Відсутність загальноприйнятих стандартів є проблемою не тільки для розробників, а й для замовників, так як вибір вимог до СЕД стає надто суб'єктивною завданням. Підприємства часто не можуть орієнтуватися навіть на галузеві практики (подібний підхід добре себе зарекомендував при виборі постачальника ІТ-систем класу ERP, CRM, HRM та ін.) Правила і регламенти роботи з документами можуть відрізнятися від підприємства до підприємства не тільки в рамках однієї галузі, але навіть у рамках однієї групи компаній. Кілька простих прикладів: чи працює підприємство по ГОСТам чи ні? Наскільки чітко робота з документами відповідає ГОСТам? Чи готове вище керівництво працювати в системі або за топ-менеджмент працюватимуть помічники та секретарі? Чи використовується на підприємстві якась із західних практик управління? Які інструменти автоматизації співробітники використовують в роботі? І хоча в цілому комплекс завдань електронного документообігу досить зрозумілий, способи їх реалізації сильно різняться. Виходить, що одна з головних вимог, що пред'являються до розробників сучасної СЕД, - запропонувати адекватне за ціною, якістю та термінами впровадження рішення незалежно від специфіки роботи замовника (іншими словами - задовольняє будь специфіці).
. Технічні можливості сучасних систем електронного документообігу
В огляді розглянуто дев'ять найбільш поширених в Росії СЕД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Промінфосістеми), PayDox (Paybot), 1С: Документообіг (1С), Бос-референт ( БОС - Референт, ГК АйТі), СПРАВА (ЕОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), МОТИВ (Мотив). Ми свідомо не включили в нього рішення російських розробників на базі платформи Documentum (EMC Documentum), так як в цьому випадку не можна говорити про будь-якої певної функціональності і тиражованих. Для підготовки огляду використовувалася інформація з відкритих джерел: інформаційні матеріали та демонстраційні версії програмних продуктів. Представлений погляд на СЕД - спроба оцінити можливості і готовність програмних продуктів вирішувати актуальні завдання організації електронного документообігу на підприємстві.
Критерії, виділені в огляді, допоможуть вам проаналізувати можливості розглянутих рішень з точки зору технічної реалізації тих чи інших завдань СЕД. Всі можливості розбиті на сім функціональних контурів:
· реєстрація і введення документів;
· робота з документами;
· управління потоками робіт (Workflow) і контроль;
· пошук та аналіз інформації;
· інформаційна безпека;
· підтримка паперового документообігу;
· стандартні засоби налаштування.
В окрему таблицю були винесені загальні характеристики систем.
В огляді наводиться ряд очевидних критеріїв, притаманних всіх розглянутих системам (і всім системам класу СЕД, в принципі), і критерії, які дозволяють відрізняти рішення один від одного. В цілому, функціональні можливості систем збігаються, і лише докладна деталізація деяких принципових завдань документообігу та особливості їх реалізації дозволяють зробити порівняння різних рішень. Варто відзначити, що по всіх наведених в ог...
