ротокольних заходах) основна роль координатора відводиться секретарю.
ОСНОВНІ ЕТАПИ прийому іноземних делегацій
Зустріч в аеропорту (або на вокзалі)
Зазвичай в залежності від рівня керівництва приїжджає групи її зустрічають глава приймаючої сторони або секретар з водієм і, можливо, перекладач. Якщо гості приїжджають вперше, і ви поки особисто не знайомі, то слід виготовити плакат з назвою своєї організації або організації гостей, що допоможе виділити їх із загального потоку прибулих пасажирів. Бажано мати інформацію і про багажі делегації. Вручати квіти не прийнято; виняток може скласти той випадок, коли в групі приїхали є дама. Тоді можна вручити невеликий букет (квіти вручають в целофановій упаковці). У момент зустрічі не прийнято проводити обмін візитними картками. Зустріч прибула групи «біля трапа літака» зазвичай не практикується, крім тих випадків, коли приїжджає делегація високого рівня і за наявності реальної можливості для цього.
Транспорт
Залежно від числа членів приїхала делегації це можуть бути одна або дві легкові автомашини (наймані або належать підприємству) або мікроавтобус. Також слід визначити транспортний засіб для перевезення багажу. Обслуговувати делегацію на особистих автомашинах не рекомендується.
При зустрічах і проводах делегації складається план розсадження по автомобілях. У міжнародній протокольній практиці місця в автомобілях визначаються як почесні і менш почесні. Першим почесним місцем є місце на задньому сидінні праворуч по ходу руху автомобіля. Керівник приймаючої сторони займає місце ззаду водія. Перекладач або особа, постійно працює з делегацією, розміщується поруч з водієм. Машина подається таким чином, щоб праві дверцята була звернена до тротуару. Першим сідає і виходить пасажир, що займає найбільш почесне місце. Якщо в автомашину сідає ще один пасажир, то він займає відкидне сидіння, або місце між двома почесними особами (між главою приймаючої сторони і головою делегації гостей), щоб не заважати головному гостю під час руху і при виході. Необхідно відзначити, що в практиці ділового спілкування, в роботі з делегаціями все частіше використовують мікроавтобуси. Вигоди очевидні: менші витрати на транспорт і можливість ефективного використання часу переїздів з об'єкта на об'єкт для спілкування з гостями.
Проживання
Номери в готелі повинні бути замовлені заздалегідь. При цьому потрібно заздалегідь знати, скільки очікується чоловіків, скільки жінок і чи є серед них подружні пари. При необхідності в ході підготовки прийому делегації в списки приїжджають вносяться корективи (наприклад, замість одного представника приїжджає інший), про що секретар повідомляє адміністратора готелю. Залежно від класу готелю не зайвим буде заздалегідь оглянути номери і особисто переконатися в їх достатній комфортабельності, наявності невеликого холодильника для прохолодних напоїв і телевізора. Бронюючи номери, слід вибирати ті, що знаходяться в тихій і спокійній частині готелю. Розмішати в одному номері двох чоловік не прийнято. Номер дами можна прикрасити квітами. У сучасній практиці гостей часто розміщують в гостьових апартаментах приймаючої сторони, що також дозволяє економити валютні кошти.
Незалежно від часу приїзду делегації та часу початку переговорів ...
