завжди прийнято з аеропорту (з вокзалу) спочатку доставити гостей в готель, дати їм можливість оформити проживання та привести себе в порядок після подорожі. Тільки після цього можна почати виконання програми проведення переговорів.
Візит ввічливості
Перш ніж почати ділову частину візиту, глава прибулої делегації відповідно до загальноприйнятої практики наносить візит ввічливості керівнику приймаючої організації. Візит ввічливості є протокольним відповіддю за виявлену увагу, за зустріч при приїзді. Крім того, в процесі візиту ввічливості ще раз уточнюється програма перебування, висловлюються додаткові прохання і побажання, якщо вони є.
У призначений час у вестибулі офісу приймаючої організації главу приїхала делегації, супроводжуваного перекладачем, зустрічає секретар. Керівник зустрічає гостей, вийшовши з-за робочого столу приблизно на середину кабінету. Перекладач представляє гостя господареві.
Оскільки візит ввічливості триває не більше 20-30 хв, то через 5-7 хв після його початку секретар може подати частування: чай, кава, прохолодні напої, цукерки (у коробці), печиво, фрукти. Спиртні напої не подаються. Частування, окрім чаю та кави, можуть бути залишені на журнальному столі заздалегідь, до приходу гостей.
На завершення бесіди гостю можуть бути вручені фірмові сувеніри. Господар зустрічі проводжає іноземного колегу до дверей кабінету. Далі, до виходу з будівлі, гостя проводжає секретар.
Переговори
Не варто забувати, що пріоритетною є ділова частина програми, а саме переговори. Необхідно відзначити деякі особливості ведення переговорів з іноземними партнерами.
Якщо на підприємстві немає спеціально виділеної переговорної кімнати, доцільно підготувати приміщення для переговорів заздалегідь. Небажано, щоб це був кабінет директора або його заступників, так як в цьому випадку неминучі телефонні дзвінки можуть заважати переговорам.
Вибираючи приміщення для переговорів, необхідно звернути увагу на його чистоту, достатність освітлення і відсутність шумів. Стіл для переговорів повинен бути відповідної конфігурації (круглий, квадратний, прямокутний) і розміру. Також необхідно приділити увагу оформленню приміщення, можна розмістити рекламні проспекти та представницькі матеріали підприємства, наприклад стенди із зразками продукції, фотографії, що ілюструють історію підприємства в динаміці.
На столі переговорів можуть бути розташовані державні прапори (прапорці) країн-учасниць. Вони повинні бути однакового розміру і розташовані на одному рівні.
Секретар заздалегідь готує необхідні для проведення переговорів документи: проекти договорів, соглашен?? Ї, контрактів. Всі підготовлені документи повинні бути перекладені на ту мову, на якому проходитимуть переговори. Також слід скласти досьє з питань, намічених для обговорення. Секретарю слід подбати про те, щоб були зібрані офіційні довідки, рекламні проспекти, преса, аналітичні матеріали про фірму-партнері, а також про власній фірмі в аспекті, цікавому для учасників переговорів.
Слід звернути увагу на те, щоб усі члени переговорної групи приймаючої сторони в тій чи іншій мірі володіли мовою переговорів. Однак і в цьому випадку доцільно вести офіційну бесіду через перек...
