ість бізнес-транзакції і кількість здійснюваних бізнес-транзакцій в одиницю часу. Наявність бібліотеки документів допомагає усунути «вузькі місця» в роботі з документами (неможливість їх знайти досить швидко, необхідність копіювати оригінали і т. д.), прискорити процес розуміння новими співробітниками бізнесу компанії і своїх обов'язків, знизити час на взаємодію з колегами. Вимірювані в грошовому вираженні переваги СЕД можуть визначатися підрахунком того, скільки можна прибрати шаф для зберігання документів, скільки площ очистити, скільки звільнити серверів, що зберігають безліч копій документів.
Однак для компанії важлива підсумкова економічна ефективність. Багато наші замовники називають реальні цифри: збільшення обсягів продажів на 20% в результаті побудови на підприємстві електронної системи обробки замовлень на базі СЕД, економія однієї вантажівки паперу на рік при переході на електронний документообіг ». Найпростіше оцінити економічні переваги СЕД тим компаніям, де документи є продуктом діяльності (законотворча діяльність або ліцензування), підтримують випуск основного продукту (конструкторська документація) або основний процес (документація з видачі банківського кредиту).
У компанії Xerox звертають увагу на підводні камені начебто очевидних переваг СЕД. Наприклад, якщо вдається відмовитися від використання паперових документів при централізованій розсилці, але при цьому не контролювати жорстко витрату паперу, то співробітники будуть прагнути роздрукувати одержувані електронні документи і працювати з ними в паперовому вигляді. Очевидно, що в такому випадку споживання паперу буде не скорочуватися, а значно зростати.
Аналогічна ситуація і з робочим часом. Дійсно, більшу частину трудовитрат на рутинні операції (складання звітності, пошук документів тощо) вдається легко виключити. При цьому може з'явитися досить багато нових операцій, що займають в ряді випадків навіть більше часу (наприклад, переклад паперових документів в електронний вигляд).
Чи не тягне впровадження СЕД і до скорочення чисельності персоналу. СЕД не замінить людини, хоча дійсно, скорочуючи тимчасові витрати на роботу з паперовими документами, СЕД дозволяє працювати з великим числом документів і різними їх формами в одиницю часу.
Фактично у кожної компанії існує своє уявлення про ефективність роботи СЕД. ?? Оетому найпростіший спосіб її оцінки - порівняння стан справ «до» і «після» з урахуванням первинних завдань проекту. Наприклад, якщо перед впровадженням стояло завдання зменшити час узгодження договорів у два рази, і після впровадження вона досягнута - впровадження системи можна вважати успішним. Як контрольні критеріїв можна вибрати такі параметри, як обсяг часу, необхідний на обробку інформації, її передачу і пошук, кількість повернень документів через помилки в оформленні і т. д. Для великих підприємств одним з параметрів оцінки може служити і аналіз накладних витрат .
Але зниження матеріальних витрат - це не головний результат впровадження СЕД. Головна ж заслуга рішень цього класу - поліпшення доступу до інформації та контролю за процесами, а значить, підвищення якості та оперативності прийняття управлінських рішень та поліпшення якості обслуговування замовників.
Як показав один з останніх опитувань 400 виконавчих директорів провідних компаній, більшість з них головни...
