ити первинних документів. Перелік обов'язкових реквізитів, які повинен містити первинний документ наступний:
найменування та код документа (форми);
дата складання документа;
найменування організації, від імені якої складено документ;
зміст господарської операції;
вимірники господарської операції (у натуральному і грошовому вираженні);
найменування посад працівників, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
особисті підписи цих працівників та їх розшифровки.
В офіційно затверджених типових бланках всі обов'язкові реквізити вже передбачені. Код форми - це семизначний номер документа в Загальноросійському класифікаторі управлінської документації (ОКУД). Якщо ж для операції, по якій типовий бланк не передбачений, бухгалтер підприємства розробив форму документа самостійно, реквізит Код форми можна не заповнювати. Інші реквізити повинні бути присутніми. Печаткою повинні завірятися ті документи, для яких це передбачено законодавством (наприклад, квитанція до прибуткового касового ордеру), облікової політикою або угодою сторін. Записи в первинних облікових документах допускається проводити чорнилом, хімічним олівцем, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машин, засобів механізації. Можливо їх заповнення та іншими засобами за умови, що вони забезпечують збереження цих записів протягом часу, встановленого для їх зберігання в архіві.
Розглянемо тепер особливості зберігання первинної документації. Як довго потрібно зберігати первинні документи, різні нормативні акти визначають по-різному. Так, Федеральний закон Про бухгалтерський облік встановлює, що первинні доку?? енти мають зберігатися на підприємстві протягом строків, що встановлюються згідно з правилами організації державного архівної справи, але не менше п'яти років raquo ;. Ця вимога відноситься до бухгалтерських документів. Податковий же кодекс говорить про те, що дані бухгалтерського обліку та інші документи, необхідні для обчислення і сплати податків повинні зберігатися протягом чотирьох років.
Документи, що підтверджують розмір збитку, стерпного на майбутнє відповідно до статті 283 Податкового кодексу, мають зберігатися протягом усього терміну, поки організація зменшує податкову базу поточного податкового періоду на суми раніше отриманих збитків raquo ;. Як розділити первинні документи на бухгалтерські і податкові raquo ;, невідомо. Тому щоб уникнути непорозумінь первинні документи необхідно зберігати п'ять років. Якщо підприємство не дотримується порядок і строки зберігання облікових документів, то керівника фірми можуть оштрафувати на суму від 2000 до 3000 рублів.
Крім Закону Про бухгалтерський облік і Податкового кодексу терміни зберігання документів регламентує архівне законодавство. Так, у Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання (затв. Росархивом 6 жовтня 2000) докладно розписано, які папери скільки часу потрібно зберігати.
Для первинних бухгалтерських документів цей перелік також припускає п'ятирічний термін зберігання. А ось документи з обліку кадрів (наприклад, особові рахунки працівників) перелік зобов'язує зберігати 75 років. Для документів акціонерних товариств встановлено спеціальний порядок зберігання документів. Він приведений у постанові Федеральної комісії з ринку цінних паперів від 16 липня 2003 N 03-33/пс. За порушення архівного законодавства керівника фірми також можуть притягнути до адміністративної відповідальності. Покарання може бути у вигляді попередження або штрафу. Розмір штрафу становить від 300 до 500 рублів. Зберігати опрацьовані документи можна як на своєму підприємстві, так і в архіві. Термін зберігання документа обчислюється з 1 січня року, наступного за роком, коли документ був оформлений. Як зберігати документи в організації Порядок зберігання первинних документів в організації визначає головний бухгалтер. За загальним правилом оброблені первинні документи, які стосуються певному обліковому регістру (наприклад, касові, банківські документи), підшивають в окремі папки в хронологічному порядку.
На практиці ж кожен бухгалтер сам вирішує, як зберігати оброблені документи. Це залежить і від розміру підприємства, і від видів здійснюваної ним діяльності, і від способу організації бухгалтерського обліку. Наприклад, виписані на адресу підприємства рахунки на оплату багато бухгалтерів підшивають до відповідних платіжними документами, а використані посвідчення про відрядження - до авансових звітів. Особливий порядок передбачений для рахунків-фактур. Отримані від постачальників рахунки-фактури та другі примірники рахунків-факт...
