ур, виставлених покупцям, необхідно зберігати в спеціальних журналах.
Якщо бухгалтерський облік ведеться на комп'ютері, потрібно робити паперові копії первинних документів для інших учасників господарської операції, а також на вимогу податкової інспекції та інших контролюючих органів. Документи, термін зберігання яких закінчився, можна знищити. Для цього керівник призначає інвентаризаційну комісію, яка складає акт про знищення (у довільній формі). Передача документів на зберігання в архів.
Документи, термін зберігання яких ще не минув, можна здати на зберігання в архів (державний чи приватний). Щоб передати документи в Росархів, досить укласти договір з його територіальним відділенням. У договорі, вказується, що працівники архіву вправі приходити на підприємство з перевірками. Однак на практиці таких випадків практично не трапляється.
По-перше, архівісти можуть прийти за рішенням суду. Наприклад, якщо до суду звернувся колишній працівник фірми, зневірений отримати довідку, що підтверджує його стаж.
По-друге, архівісти можуть з'явитися в організації та на запрошення експертів з інспекції Мінпраці, якщо ті в ході своєї перевірки виявлять порушення правил ведення кадрових документів.
Якщо документи здані на зберігання в архів, то знищити ці папери без дозволу співробітників архіву вже не можна. На акті про знищення обов'язково має бути підпис архівного службовця. Вилучення документів.
Первинні облікові документи можуть бути вилучені лише органами дізнання, попереднього слідства і прокуратури, судами, податковими інспекціями. Вилучення може проводитися тільки на підставі мотивованої постанови, оформленого відповідно до законодавства Російської Федерації.
Головний бухгалтер чи інша посадова особа має право зняти копії з документів, що вилучаються у присутності органів, які проводять вилучення. При цьому на документах вказують дату і підставу вилучення.
. 3 Організація документообігу на підприємстві
Як уже згадувалося, бухгалтерський облік ведуть на основі первинних документів (накладних, актів здачі-приймання, прибуткових і видаткових касових ордерів, платіжних доручень тощо. д.).
Документообіг - це порядок їх оформлення, прийняття до обліку, обробки і передачі в архів. Він регламентується спеціальним графіком. Від того, наскільки правильно складено графік, багато в чому залежить робота бухгалтерської служби фірми.
Графік документообігу - це схема, яка описує рух первинних документів на фірмі від моменту їх створення (отримання) до моменту передачі на зберігання. Як правило, графік складають під керівництвом головного бухгалтера. Керівник повинен затвердити його у складі облікової політики фірми.
В обліковій політиці не потрібно докладно описувати весь графік документообігу. Досить відобразити лише його основні положення. Повний графік краще викласти в окремому наказі по організації. Якщо на фірмі графіка немає, то за це не покарають. Але співробітникам бухгалтерії та інших служб фірми без нього буде значно складніше працювати.
Графік документообігу складається у вигляді схеми або таблиці, в якій вказуються відповідальні за оформлення, обробку та перевірку кожного документа, термін, в який повинен бути складений кожен документ, і порядок його передачі в архів. Уніфікованої форми графіка документообігу немає. Кожна фірма складає його самостійно виходячи з кількості співробітників, видів діяльності і методів організації бухгалтерського обліку. Так, наприклад, графік документообігу торговельної фірми буде відрізнятися від графіка виробничого підприємства.
Графік документообігу складіть по кожній ділянці бухгалтерського обліку, адже на кожному з них використовують свої первинні документи (з обліку основних засобів, нематеріальних активів, матеріально-виробничих запасів, касових операцій, безготівкових розрахунків і т. д. ). Працівники фірми (табельники, комірники, підзвітні особи, постачальники та ін.) Повинні оформляти і здавати документи, які відносяться до сфери їх діяльності у строк, зазначений у графіку. Для цього кожному виконавцю вручите копію виписки з графіка документообігу. У ній перерахуйте документи, які він повинен оформляти або отримувати від інших фірм, вкажіть терміни їх подання та підрозділ фірми, в яке він повинен документи здати. Працівникові потрібно на виписці розписатися. Оформляти і підписувати первинні документи можуть не всі співробітники фірми. Перелік працівників, які мають на це право, повинен затвердити керівник фірми за погодженням з головним бухгалтером.
. 4 Класифікація первинних документів
Всі документи, застосов...
