иконавців.
Після розгляду документів директор завдає резолюцію - розподіляє доручення між заступниками. З документа знімаються копії, оригінал підшивається до справи, копії розносяться виконавцям. Якщо документ вимагає контролю виконання, то секретар директора ставить на контроль і вносить дані в комп'ютерну базу.
У відповідності з існуючими вимогами оригінал повинен передаватися відповідальному виконавцю, названому в резолюції першою. У МУ ЦБ оригінали підшиваються в справу, а виконавцям передаються копії.
6. Порядок роботи з вихідними документами
Відправляються підприємством документи називаються вихідними. Обробка вихідних документів складається з таких операцій:
складання проекту документа исполнителем;
перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем;
погодження проекту документа;
підписання документа директором (у необхідних випадках - утверждение);
реєстрація документа;
відправка документа адресату;
підшивка другого примірника (копії) у справу.
Проект вихідного документа складається виконавцем, правильність його оформлення перевіряється співробітником служби діловодства. Провідний спеціаліст відділу діловодства вправі внести зміни і в що підписується документ або повернути його на доопрацювання виконавцю.
Вихідні документи оформляються у двох примірниках, крім факсів і телефонограм, який складають в одному примірнику.
У МУ ЦБ проект вихідного документа обов'язково узгоджується з юристом установи. Таке узгодження оформляється візою.
Після підписання директором, вихідний документ передається секретарю для реєстрації.
Для реєстрації вихідних документів потрібні такі дані:
порядковий номер документа, що включає номер справи;
адресат (кореспондент);
короткий зміст чи заголовок;
позначки?? про виконання (запис про рішення питання, номери документів-відповідей);
виконавець;
примітка.
Після реєстрації і присвоєння виходить документа номери, фіксують його номер і дату рукописним або машинописним способом на обох примірниках.
Потім вихідні документи у того самого дня вирушають адресата. Другий примірник відправленого листа і єдине примірник факсу підшиваються в справу з виходить перепиской.
7. Реєстрація документів
Реєстрація документів - найважливіший етап роботи з документами і визначається як запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або отримання .
Завдання реєстрації не вичерпуються лише урахуванням документів. Так як в реєстраційні форми вносяться головні відомості про документи, створюється база даних всіх зареєстрованих документів. У процесі реєстрації створюється інформаційно-пошукова система по всіх документах комбінату, яку потім можна використовувати для довідкової роботи і контролю за виконанням документів.
Правила організації реєстрації описані в Державній системі документаційного забезпечення управління і Типової інструкції з діловодства. В обох документах реєстрація розглядається, насамперед, як пошукова система по документах організації і тому тут же описується і порядок організації традиційних та автоматизованих картотек по всьому масиву документів організації.
Найбільша ефективність досягається при централізованій системі реєстрації, тобто при здійсненні всіх реєстраційних операцій на одному місці або одним працівником. Така система дозволяє створити єдиний довідковий центр за документами установи і встановлює єдиний порядок реєстрації.
Децентралізована система передбачає реєстрацію документів у місцях їх створення або виконання (у структурних підрозділах).
Враховуючи специфіку установи, в ньому прийнята змішана система, при якій частина документів реєструється централізовано секретарем керівника, інша ж у структурних підрозділах. Реєстрація документів, що надійшли на ім'я директора, виробляється одноразово його секретарем.
У МУ ЦБ реєстрація вхідних документів, відбувається в наступному порядку: секретар розбирає вхідну кореспонденцію і заносить дані про надійшли документах в реєстраційний журнал. На вхідному документі штампом у правому нижньому кутку проставляється дата надходження та номер по порядку.
