justify"> Реєстрація вхідних документів МУ ЦБ здійснюється шляхом занесення даних в журнал реєстрації вхідних документів.
Форма реєстраційного журналу для вхідних документів:
При аналізі реєстрації документів МУ ЦБ була виявлена ??серйозна помилка в процесі реєстрації: реєстрація наказів по особовому складу і накази по основній діяльності здійснюється в одному журналі. Терміни зберігання наказів з особового складу та основної діяльності зовсім різні. Це є грубим порушенням ГСДОУ. Слід розділити реєстрацію цих наказів на дві групи відповідно до їх тематики.
Для реєстрації вихідних документів пропонується використовувати тільки електронну форму з можливістю пошуку по максимально більшій кількості реквізитів. Однак на сьогоднішній день реєстрація всієї документації ведеться тільки в журнальній формі. Базу, яка буде утворюватися при реєстрації документів, можна буде використовувати при веденні контролю за їх виконанням. Також це дозволило б зробити інформаційно-пошукову роботу більше впорядкованої і централізованою.
8. Підготовка документів до передачі в архів
З моменту заклади й до передачі в архів документи зберігаються за місцем їх формування у справи. Справи знаходяться в робочих кабінетах та спеціально відведених для зберігання документів приміщеннях, розташовуються в шафах, що замикаються забезпечують повне збереження документів, що оберігають їх від пилу і сонячного світла.
З метою підвищення оперативності пошуку документів справи необхідно розташовувати відповідно до номенклатури справ.
З метою запобігання зносу оригіналів нормативних правових актів та розпорядчих документів створюється фонд користування - сукупність копій архівних документів, призначених для користування замість оригіналів.
Для зберігання документів постійного, тимчасового термінів зберігання і по особовому складу, їх обліку, використання, відбору та підготовки до передачі на зберігання в установі організований архів. Діяльність архіву регламентована Основними правилами роботи архівів організацій .
Прийом кожної справи в архіві проводиться по описам в присутності працівників, що здають справи в архів. При цьому на обох примірниках описів проти кожної справи, включеної в них, робиться відмітка про наявність справи, а також вказується цифрами і прописом кількість фактично прийнятих справ. Разом зі справами в архів передаються реєстраційні форми - картотеки на документи з метою їх оперативного пошуку.
Підготовка документів до здачі в архів включає:
оформлення справ;
складання описів справ;
складання актів про виділення до знищення документів і справ.
У структурі МУ ЦБ до теперішнього моменту відсутнє положення про архів, хоча сам архів існує. За схоронність документів у справах відповідає провідний спеціаліст відділу.
В даний час проводяться роботи по створенню положення про архів структурі служби документаційного забезпечення управління.
Необхідно створити комісію з проведення експертизи цінностей документів із співробітників служби діловодства. До складу комісії повинні увійти:
провідний спеціаліст;
юрист;
секретар керівника.
Процес прийняття управлінського рішення включає в себе отримання інформації, її переробку, аналіз, підготовку та прийняття рішення.
Ці складові частини найтіснішим чином пов'язані з документаційного забезпечення управління. Для отримання управлінського ефекту, насамперед, важливо якість інформації, що визначається її кількістю, оперативністю, ступенем складності і вартістю. Якщо в організації не налагоджена чітка робота з документами, то, як результат, погіршується управління, оскільки воно залежить від якості та достовірності, оперативності прийому-передачі інформації, чіткої організації пошуку, зберігання і використання документів.
Виділяються три основні завдання, які вирішуються в діловодстві.
. Документування (складання, оформлення, узгодження і виготовлення документів).
. Організація роботи з документами в процесі здійснення управління (забезпечення руху, контролю виконання, зберігання і використання документів).
. Систематизація документів, що підлягають здачі в архів.
Проведення аналізу документаційного забезпечення в МУ ЦБ дозволило виявити деякі недоліки, зробити висновки, дати рекомендації з метою застосування їх на практиці.
Висновок
