а підрозділу, виду документа, місця складання, дати і номера. Всі документи, як внутрішні, так і вихідні складаються за допомогою комп'ютера і текстового редактора Microsoft WORD з пакету Office 2010.
Співробітники служби діловодства контролюють правильність оформлення документів відповідно до вимог типової інструкції у федеральних органах влади.
Необхідно відзначити, що при внутрішньому листуванні співробітники установи використовують два види документів - доповідні та службові записки. Службова записка - документ, що широко використовується при повідомленні і передачі інформації від одного співробітника підприємстві іншому, але в існуючу офіційну класифікацію цей документ не входить. Для цієї функції існує доповідна записка, за допомогою якої відбувається інформування керівника про позаштатних ситуаціях, порушеннях правил внутрішнього трудового розпорядку і так далі. Ці два документи за своїм змістом і оформленню ідентичні, і представляється недоцільним введення в управлінську практику ще одного виду документів того ж цільового призначення, що і доповідна записка.
Право видання наказів (розпоряджень) належить директору установи, а в його відсутності - заступнику директора.
Заступник підписує накази по курируючих питань тільки за дорученням директора.
За якість підготовки проектів наказів (розпоряджень) як за змістом, так і за оформленням, несе відповідальність керівники установи, що готує проект.
Підготовлений проект організаційного наказу (розпорядження) повинен бути завізований, збирає візи виконавець. Термін виконання, як правило, не перевищує 3 днів. Накази (розпорядження) візуються на зворотному боці останнього аркуша першого примірника документа. У разі підготовки об'ємного документа, візуються великою кількістю зацікавлених посадових осіб, які з метою прискорення процесу узгодження, знайомляться нема з першим примірником проекту наказу, а з його копіями (ксерокопіями), допускається збирання віз на окремому Листі візування raquo ;. Віза включає в себе: найменування установи, особистий підпис, дату, розшифровку підпису. У розшифровці підпису повинна вказуватися прізвище особи, яка візує документ.
Організаційні документи - це документи, що регламентують завдання та функції МУ ЦБ, що встановлюють структуру, штатну чисельність, порядок дій працівників при виконанні повсякденних трудових обов'язків.
До організаційних документів відносяться положення про МУ ЦБ, правила, інструкції, структура, штатний розклад, посадові регламенти працівників.
Положення - нормативний правовий акт, який визначає завдання, функції, повноваження, відповідальність і організацію роботи в МУ ЦБ.
Положення включає наступні основні розділи: загальні положення, завдання, повноваження, відповідальність і організацію роботи.
5. Порядок роботи з вхідними документами в установі
Прийом всієї вхідної кореспонденції і вся подальша обробка в МУ ЦБ здійснюється централізовано секретарем керівника.
При первинній обробці кореспонденції перевіряється за адресою вона доставлена, цілісність конвертів. Кореспонденцію, доставлену помилково секретар повертає або пересилає за призначенням.
Конверти з документами, у тому числі і замовні, розкриваються, при цьому перевіряється правильність доставки, цілісність упаковки документів. Розкриваються конверти і знищуються вручну, що вимагає значного часу.
Конверти від вступників документів, у тому числі листів громадян, не знищуються у випадках, коли лише з конверта можна визначити:
адреса відправника;
час відправки та отримання документа;
при вступі особистих чи доплатних документів.
На отриманому документі проставляється реєстраційний штамп, він проставляється в правому нижньому куті лицьового боку. Штамп складається з облікового номера і дати надходження. Документи з грифом особисто секретар не розкриваються і передаються адресату. Документація, що надходить на ім'я директора, передається секретарю директора.
Закінчується первинна обробка розподілом на документи реєструються та незареєстровані. Іноді надходить така кореспонденція, при розгляді якої секретар важко визначити чи відноситься вона до реєстрованої чи ні. Для уточнення він іде до керівника. В організації повинен бути список нерегистрируемой документації.
Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли на потребують обов'язкового розгляду директором і направляються безпосередньо в структурні підрозділи і відповідальних в...
