нням на відповідний акт.
Для певних категорій справ постійного і довготривалого (понад 10 років) строків зберігання, облік яких викликаний специфікою що міститься в них документації (особливо цінні особисті, судові та слідчі справи, справи про присудження наукових ступенів і присвоєння вчених звань , справи на авторські свідоцтва і патентні винаходи і т.д.), а також сформованих за різновидах документів, заголовки яких не розкривають їх конкретного змісту, складається внутрішня опис документів.
1.4 Складання опису справи
Державний стандарт Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення визначає опис, як архівний довідник, систематизований перелік одиниць зберігання, а також призначений для їх обліку і закріплення систематизації" .
Опис, таким чином, служить основним обліковим і довідковим посібником в діловодстві та архіві. Перед внесенням повністю оформлених справ в опис, їх систематизують, тобто розташовують у строго визначеному порядку.
Для обліку документів певних категорій справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, що викликається специфікою даної документації (накази з основної діяльності, особисті справи, справи на авторські свідоцтва і т.д.) складається також внутрішня опис. Внутрішню опис документів справи необхідно також складати у справах постійного і тимчасового (понад 10 років) строків зберігання, сформованих за різновидах документів, заголовки яких не розкривають конкретний зміст документів. Так як на справи постійного зберігання, справи з терміном зберігання понад 10 років і справи з особового складу опису складають роздільно, то і систематизація справ ведеться по кожній зазначеній групі роздільно. Laquo; Основні правила роботи відомчих архівів припускають також складати окремі описи на справи, що складаються зі специфічних, характерних тільки для даної організації документів (судові слідчі справи, наукові звіти тощо) та описи на службові видання.
Після закінчення діловодного року всі завершені справи постійного і тимчасового зберігання, що пройшли експертизу цінності, вносяться в опису. Опис справ являє собою систематизований перелік заголовків справ, що розкриває їх склад і зміст, що закріплює систематизацію справ у межах фонду та їх облік. Крім цього, опис є одночасно облікованим документом і основним видом науково-довідкового стандарту, що забезпечує оперативний облік справ та описів.
Перш ніж підшити документи справи, з них видаляються металеві скріплення, вкладається чистий бланк форми аркуша-завірителя, і, в тих випадках, коли до справи буде складена внутрішня опис, бланки форм внутрішнього опису. Всі аркуші справи нумеруються чорним графітним олівцем (уживання чорнила або кольорових олівців заборонено) або нумератором у верхньому правому куті, не зачіпаючи тексту документа. Аркуші внутрішнього опису нумеруються окремо. Лист засвідчувального напису не нумеруються. Якщо справа має кілька томів, нумерується кожен том окремо. Лист будь-якого формату, підшитий за один край, нумерується як один лист (навіть якщо він складений). Документ, складений навпіл і підшитий за середину нумерується як два листи. Ілюстровані матеріали, фотографії нумеруються на зворотному боці. Підшиті у справу конверти з написами або вкладеннями нумеруються самостійно. Вкладення в конверт нумерується черговим номером за конвертом.
У разі пропуску або нумерації аркушів однією цифрою, на них ставлять номера попередніх листів з додатком букв а, б, в і т.д. Всі ці виправлення відзначаються наприкінці справи в засвідчувального напису. Якщо при нумерації аркушів допущено багато помилок, номери закреслює і вся справа нумерується заново. Наприкінці справи для обліку кількості аркушів на окремому аркуші-засвідчувач справи складається засвідчувальний напис, в якій цифрами і прописом вказується кількість аркушів, обмовляються всі особливості в нумерації і фізичному стані документів у справі.
Форми листа-завірителя не ідентичні, але склад інформації, внесений у форми однаковий.
Для справ з особливо цінними документами, особових, судових і слідчих справ, справ про присудження вчених ступенів і звань, справ на авторські свідоцтва та патенти і т.д. при підготовці до здачі в архів складається, якщо вона не велася на протязі року, внутрішній опис документів. Складати внутрішній опис рекомендується також і справам, заголовки яких не повно розкривають зміст документів. У цьому випадку внутрішній опис полегшить використання документів справи, пошук необхідної інформації.
Наприкінці внутрішнього опису справи складається підсумковий запис із зазначенням цифрами і прописом загальної кількості документів у справі, включених в опис і кількість аркушів опису.
