к ВАТ «Барановічхлебопродукт» характеризується наступними основними параметрами:
вмістом або функціональної приналежністю;
структурою;
режимом або циклічністю;
напрямком;
об'ємом.
Зміст документопотока характеризується складом документів, що входять в нього, і складом інформації, закріпленої в цих документах.
Структура документопотока описується ознаками, відповідно до яких може бути здійснена класифікація документів та їх індексація, сформована система науково-довідкового апарату за документами ВАТ «Барановічхлебопродукт». Значною мірою структура документопотоков відповідає функціонально-цільовим призначенням складових його документів.
Режим або циклічність документопотока визначається зміною в часі його інформаційного навантаження. Такі зміни зазвичай пов'язані з циклічністю планування і підбиття підсумків роботи, сезонним зменшенням ділової, політичної та управлінської активності, внутрішніми ритмами роботи ВАТ «Барановічхлебопродукт».
Напрямок документопотока залежить від змісту конкретного технологічного ланки обробки документів: реєстровані і незареєстровані документи, документи, за якими здійснюється і не здійснюється контроль виконання службою ДОП і т.д. На напрям документопотока впливає також спосіб оцінки та посвідчення складових цей потік документів: согласованіе.утвержденіе, ознайомлення та інші.
Обсяг документопотока вимірюється фізичним кількістю документів (оригіналів та копій), який може бути конкретизований чи доповнений обсягом міститься в документах інформації, вираженої в аркушах, знаках, кількості доручень, виконавців.
Кількість документів всіх потоків, незалежно від способу створення, отримання (доставки), тобто включаючи факс, електронну пошту, доставку кур'єром чи відвідувачем, складе сумарний обсяг документообігу організації.
Обсяг документообігу # 151; це кількість документів, що надійшли в ВАТ «Барановічхлебопродукт» і створених нею за певний період.
Величина документообігу потрібна для:
розрахунку ефективності застосування засобів автоматизації та механізації діловодства;
розрахунку необхідної чисельності діловодного персоналу;
визначення завантаженості служби ДОП, в тому числі секретаря керівника та секретаря структурного підрозділу.
У цілому обсяг документообігу показує завантаженість всього управлінського апарату, тому всім його працівникам доводиться мати справу з документами.
При підрахунку документообігу рекомендується окремо враховувати документи та їх копії, висловлюючи це число дробом, де в чисельнику кількість оброблюваних в організації документів, а в знаменнику кількість їх копій.
Підрахунок ведеться зазвичай за реєстраційними формам вхідних, внутрішніх (зазвичай за видами) і вихідних документів. При цьому слід враховувати, що в більшості організацій, як правило, враховується лише число зареєстрованих вхідних документів, а документи, що не підлягають реєстрації, рідко підраховуються, хоча їх кількість значно перевищує кількість зареєстрованих документів. Внутрішні документи також далеко не завжди реєструються. Наприклад, доповідні і пояснювальні записки, довідки тощо і тому їх кількість точно підрахувати важко.
Крім того, не враховується рух копій документів, які в середніх і великих організаціях, які ще не перейшли на автоматизовані системи діловодства, можуть істотно збільшувати загальна кількість документів.
Повертаючись до аналізу документопотоків, можна зазначити, що основними цілями дослідження документопотоков ВАТ «Барановічхлебопродукт» є:
підвищення ефективності управлінської діяльності;
прискорення руху документів в організації;
зменшення трудомісткості обробки документів.
Для аналізу та фіксації руху документів досить простим і наочним засобом є складання графічних оперограмм і маршрутно-технологічних карт, в яких поетапно відбиваються операції, що проводяться з документами, їх виконавці, порядок виконання операцій. Маршрутно-технологічні карти можуть бути доповнені тимчасовими, а також фінансовими витратами на кожному етапі проходження документів. Крім оперограмм і маршрутно-технологічних карт для наочного уявлення, швидкого вивчення порядку складання та обробки окремих документів, а також навчання цьому знову прийнятого персоналу з мінімальними витратами можуть бути використані й інші методи наочного подання руху документної інформації: технологічні ланцюжки, графіки, схеми, документограмм і т.д. При не...
