, або створюють або перевіряють ключі електронного підпису.
Крім того, Федеральний закон «Про електронний підпис» визначає поняття «корпоративна інформаційна система». Корпоративна інформаційна система - це «інформаційна система, учасники електронної взаємодії в якій складають певне коло осіб». Тоді як інформаційною системою загального користування є «інформаційна система, учасники електронної взаємодії в якій складають невизначене коло осіб і у використанні якої цим особам не може бути відмовлено». Більш загальні поняття інформаційної системи дається у Федеральному законі «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації», в якому інформаційна система визначається, як «сукупність міститься в базах даних інформації та забезпечують її обробку інформаційних технологій і технічних засобів».
Відповідно до інформаційної концепції, посвідчення деякою інформацією є основною функцією документа. Що ж таке інформація? Інформація - це будь-які відомості (повідомлення, дані) в будь-якій формі уявлення, про що небудь.
Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершения виконання або відправлення. Як видно з визначення, немає істотної різниці між традиційним і електронним документом. Електронний документообіг є технологією, що забезпечує життєвий цикл документа електронними засобами. Крім того, з юридичної точки зору поняття електронного документообігу відрізняється від поняття електронного обміну даними. В основі першого лежить легітимність (процесуальна допустимість і доказательственная сила) електронних документів. Тому, поряд з удосконаленням інформаційних технологій, важливу роль у процесі створення інфраструктури електронного документообігу повинна зіграти його законодавча підтримка, суть якої полягає в доданні даними, створюваним і переданим електронним способом, юридичного статусу документа.
Електронний документообіг включає в себе створення, обробку, передачу, облік і зберігання інформації документів здійснюють на основі використання електронно-обчислювальних мереж. Впорядкування руху документів між групами користувачів чи окремих користувачів організації є управління електронним документообігом. Рухом документів в електронних системах є не фізичне переміщення, а повідомлення користувача про передачу йому прав на зміну, використання та контроль даного файлу.
Так як в сучасні системи електронного документообігу прийнято включати різні типи файлів: текстові, табличні, що містять зображення, відео та аудіо дані, Web-документи, для їх зберігання програмують спеціальні сховища або збереження проводитися в ієрархії файлової системи.
Головне призначення систем СЕД - це інтеграція документів на будь-якому матеріальному носії в документообіг підприємства, організація роботи з ними. У системах електронного документообігу повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни їх виконання, рух, а також контроль всіх версій і подверсий документа. Комплексна СЕД повинна охоплювати весь цикл документообігу організації - від постановки завдання на створення документів до його списання в архів, забезпечувати централізоване зберігання документів будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів. Крім того, СЕД об'єднує розрізнені потоки документів територіально віддалених організацій в єдину систему. Системи електронного документообігу повинні забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД повинне бути реалізоване тверде розмежування доступу користувачів до різних документів у залежності від їхньої компетенції, займаної посади і призначених їм повноважень. Крім того, СЕД повинна настроюватися на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства і документообігу організації.
Найбільш вдалим нам представляється наступне визначення системи електронного документообігу.
СЕД - це електронна система, що забезпечує строго регламентоване і формально контрольоване рух документів всередині і поза організації на основі інформаційних і комунікаційних технологій.
Основним напрямком роботи системи електронного документообігу є реєстрація дії і події, а так само забезпечення процесів роботи з документами.
Отже, під системою електронного документообігу (СЕД) у вузькому сенсі розуміється програмне забезпечення (комп'ютерна програма, система), яке дозволяє вести роботу з електронними документами (створення, зміна, пошук, зберігання), а також взаємодія між персоналом: передача документів, видача завдань (розпоряджень, доручень) і контроль за ними, відправка повідомлень тощо У широкому сенсі під СЕД розуміється сучасна організаційно-технологічна структура, припадають в весь...
