перевищує за чисельністю вищий і нижчий рівні.
3. Основна діяльність секретаря ЗАТ Санаторій Надія комплекс Хвиля"
Ефективність праці секретаря характеризує результативність його трудової діяльності і виражається в досягненні ефекту при мінімальних затратах праці. Ефективність праці секретаря багато в чому залежить від знань, навичок, здібностей конкретної людини.
Важко зберігати незворушність, коли робоче місце секретаря протягом дня відвідує понад сто осіб, амбітних і агресивно налаштованих, - але це необхідно. Витримка і зрілість - необхідні якості для професіонала, тим більше цієї професії.
Серед інших особистих якостей, які потрібні хорошому секретарю, можна відзначити і такі, як уміння швидко вникати в суть справи, здатність до самонавчання, розширенню свого кругозору, товариський характер, який допоможе секретарю налагодити правильні взаємовідносини з відвідувачами і співробітниками, артистизм і почуття гумору - якості, які допоможуть секретарю створити доброзичливу атмосферу в роботі. Дж. Харрісон, виходячи з визначення Європейської асоціації професійних секретарів ролі секретаря як координаційного центру будь-якої організації, виділив дві групи вимог до секретаря: вимоги до діловим і особистісним якостям:
Таблиця 1. Ділові якості
Професійні навички секретарської работиВисокая кваліфікація в галузі стенографії, машинопису, у виконанні секретарських обов'язків і організації связіОпит організаторської работиВисокій рівень самоорганізації, вміння організовувати щодня повторювані конторські операції і забезпечувати їх надійність і постійне досягнення високих результатовЕффектівность, надійність, ответственностьГотовность приймати на себе відповідальність по поставленим її керівником завданням, які в своїй більшості стосуються повторюваних операцій, Вміння забезпечити їх надійне та ефективне виполненіеСамостоятельность, ініціатіваІніціатіва в роботі і вміння, що не дожі?? аясь вказівок керівника, приймати самостійні решеніяТактічность, діпломатічностьТактічность, конфіденційність і дипломатичність при відповідях на запити, в розмовах по телефону і в бесідах з відвідувачами. Секретар також повинна бути товариською у відношенні з працівниками всіх рівнів і вміти домагатися їхнього сприяння у всіх устремленіяхПунктуальностьДля керівника велике значення має пунктуальність його секретаря, це відноситься, зокрема, до подання документів, організації зустрічей і відвідуванню совещанійЛояльность, відданість работеЕто основні якості для створення ідеальних відносин з руководітелемПредвіденіеУменіе попередити бажання свого керівника економить час і значною мірою звільняє його від необхідності детально планувати свою роботу
Таблиця 2. Особисті якості
Зовнішній відОпрятность і вміння одягатися з урахуванням ділової обстановкіОсобенності характераЛюбезность і увага як при веденні телефонних розмов, так і при зустрічі відвідувачів відчуття юмораОтзивчівость, вміння адаптіроватьсяГотовность допомогти іншим в будь-який час і особливо в напружених ситуаціях. Уміння швидко переключатися з одного виду роботи на інший, вміння правильно розраховувати час, необхідний для роботи в конторі в період великих нагрузокІнтересиСтремленіе до поповнення загальних знань, любов до книг і періодиці, живий інтерес і прагнення бути в курсі досягнень у галузі діяльності свого руководітеляВежлівостьВежлівость і чуйність необхідні для отримання підтримки та сприяння всіх, з ким доводиться мати справу
Для того щоб визначити, якими необхідними якостями повинен володіти секретар конкретній організації, щоб його робота була ефективною, може бути рекомендований наступний порядок визначення вимог до секретаря в конкретній організації.
етап
Опис посади (робочого місця) - всебічна інформація про вимоги, навантаженнях і зміст роботи.
Таблиця 3.
Загальна характерістікаЦель роботи Основні завдання (6-7), Функції й обов'язки. Технології виполненія.Показателі ответственностіМатеріальная Фінансова За результати роботи. За сотрудніковУсловія трудаЕргономіческіе (температура, освітленість, шкідливі впливи) Економічні Соціальні
Аналіз посади секретаря дозволяє сформулювати вимоги, що пред'являються змістом роботи до наступних параметрів: знання, досвід, навички, стан здоров'я (гострота знання, слух, м'язове навантаження і т.д.).
етап
Опис характеру роботи, тобто фіксація даних про тип виконуваних операцій, формах організації праці.
Таблиця 4.
Тип спільної деятельностісовместно-взаємодіючий спільно-послідовний спільно творчий...
