РЕФЕРАТ
по курсу В«ДіловодствоВ»
по темою: В«Ділові та особисті якості секретаряВ»
1. Вимоги кваліфікаційної характеристики, які пред'являються до професії секретаря
Професія секретаря, секретаря-референта вимагає від людини, котрий обрав її, доброї підготовленості, широкого кругозору, цілого комплексу ділових і особистих якостей, пов'язаних зі специфікою секретарської праці.
Обов'язки секретаря можна розділити на роботу до документному і бездокументному обслуговуванню керівника. У роботу по документному обслуговуванню входить складання, оформлення, редагування кореспонденції, реєстрація, контроль виконання, підшивка у справи і здача документів до архіву. До функцій по бездокументному обслуговування належать такі, як виконання технічних робіт під забезпечення праці керівника, підготовка різного роду нарад, організація прийому відвідувачів, телефонне обслуговування, підготовка відряджень і т.д. Завдання секретаря полягає головним чином у тому, щоб звільнити свого керівника від виконання нетворчих, допоміжне-технічних функцій.
Те, що повинен знати і вміти секретар, викладається у кваліфікаційній характеристиці.
Кваліфікаційна характеристика - це нормативний документ, що встановлює, вимоги, які пред'являються до працівника, інакше кажучи, що він повинен знати і вміти, яким має бути рівень його підготовки.
Наведемо кваліфікаційну характеристику секретаря при керівника (менеджері) малого підприємства:
Посадові обов'язки: Виконує технічні функції щодо забезпечення і обслуговування роботи керівника підприємства (або підрозділу). Отримує необхідні керівнику відомості від підрозділів йди виконавців, викликає за його дорученням працівників. Організовує телефонні переговори керівника, приймає і передає телефонограми, записує в його відсутність прийняті повідомлення і доводить до відома керівника їх зміст. Здійснює роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівником (збір необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час, місце та порядок денний засідання або наради, їх реєстрація), веде і оформляє протоколи. Забезпечує робоче місце керівника канцелярським приладдям, засобами організаційної техніки, створює умови, сприяють його ефективній роботі. Передає і приймає інформацію по прийом по переговорних пристроїв, друкує за вказівкою керівника різні матеріали. Веде документаційного роботу, бере надходить на ім'я керівника кореспонденцію, здійснює її систематизацію відповідно до прийнятого на підприємстві порядку і передає після її розгляду керівникам підрозділи або конкретним виконавцям для використання в процесі їх роботи або підготовки відповіді, стежить за термінами виконання доручень керівника за особистими заявами громадян. Організовує прийом відвідувачів, виявляючи при цьому тактовність і увагу до них, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників, формує справи від...
