спільно-індівідуальнийТіп виконуваних операційтворческіе логічні техніческіеФорма організації трудасовмещеніе професій поєднання функцій індивідуальна колективна
Аналіз характеру роботи секретаря дозволяє сформувати вимоги, пропоновані характером роботи до наступних параметрів: тип особистості, риси характеру, здібності
Опис параметрів, якими повинна володіти особистість для успішного виконання роботи, закріплюється в особистісній специфікації.
етап
Складання професіограми - портрета ідеального співробітника на посаду секретаря конкретної організації.
Професіограма - ранговий перелік професійно-значущих і особистісних якостей людини, необхідних для ефективної роботи на робочому місці (на посаді). При прийомі секретаря на роботу доцільно визначити ступінь його відповідності еталону секретаря організації, закріпленому в професіограмі (табл.5).
Таблиця 5. Професіограма секретаря-референта
Найменування профессіісекретарь-референтДомінірующій спосіб мишленіяадаптація - аналізОбласть базових знань № 1и їх уровеньДелопроізводство та архівознавство, рівень 3, високий (теоретичний) знань №2 і їх уровеньканцелярская робота з використанням оргтехніки, рівень 2, середній ( практичне використання знань) областьсоціальная (суспільна) сфераМежлічностное взаімодействіечастое за типом лицем до лиця Домінуючий інтересконвенціональнийДополнітельний інтерессоціальнийУсловія робіт приміщень, сидячий
Підіб'ємо підсумки вищесказаного: існує безліч точок зору про те, які вимоги необхідно пред'являти до секретаря, однак на наш погляд всі ці рекомендації носять або загальний характер, або ж відносяться до діяльності секретаря, окремо взятій конкретної фірми і , отже, не застосовні в іншій фірмі. Перераховані ділові та особисті якості, необхідні секретарю, не даються людині в готовому вигляді, потрібні повсякденна праця над собою, наполеглива і відповідальна підготовка до роботи на цій посаді.
Виходячи з ряду можливих пред'являються до секретаря вимог (див. вище), а також специфіки місця роботи (1.2. ст. 23), нами був проведений комплексний аналіз діяльності секретаря ОГУЗ Обласний дитячий санаторій за допомогою спостережень, особистих бесід, опитувань, а також вивчення нормативних документів.
Основні функції секретаря ЗАТ Санаторій Надія комплекс Хвиля" зафіксовані в посадовій інструкції.
Основний вид роботи, що забезпечує систематизацію документів діловодство - складання номенклатури справ.
Номенклатура справ являє собою список заголовків (найменувань) справ, що заводяться на ЗАТ Санаторій Надія комплекс Хвиля" із зазначенням термінів їх зберігання. У номенклатуру справ включаються всі справи підприємства і журнали реєстрації.
В якості розділів номенклатури використовуються найменування структурних підрозділів організації. В якості розділів номенклатури використовуються напрями діяльності організації.
Всередині розділів номенклатури розташовуються заголовки справ з присвоєнням їм відповідних індексів.
Заголовок справи складається з елементів, розташованих в наступній послідовності:
назва виду документа (наказ);
короткий зміст;
дата (період), до якого належать документи справи;
слова копії raquo ;, якщо справа сформована з копій документів.
У найменуванні справи, що містить листування, вказується, з ким і з якого питання вона ведеться.
Структурним підрозділам передаються виписки відповідних розділів номенклатури або додатково розмноження копії її для закладу по них справ.
Після закінчення календарного року секретар в номенклатурі вказується кількість заведених справ (томів).
Технічними засобами, якими найчастіше користується секретар, є: персональний комп'ютер, телефон, телефакс, принтер, сканер, факс-модем, і копіювальний апарат. Секретар максимально використовує наявні засоби для підвищення оперативності та ефективності своєї праці. Слід зазначити, що секретар має величезну кількість різних технічних засобів, включаючи оргтехніку, якою користуються інші працівники. Тому вони розміщуються таким чином, щоб вони були доступні для підходу і короткочасного використання, але перебували під незмінним наглядом секретаря, так як секретар несе повну відповідальність за ту апаратуру, яка знаходиться в його кабінеті.
Робоче місце секретаря ЗАТ Санаторій Надія комплекс Хвиля" організовано з урахуванням вимог наукової організації праці до його планування та обслуговування, а також з ураху...
