justify">. 2.8. За результатами експертизи цінності документів складаються окремо описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення справ до знищення.
. 2.9. Опис справи - архівний довідник, систематизований перелік одиниць зберігання архівного фонду, колекцій і призначений для їх обліку та розкриття змісту. Окремий опис є переліком справ з самостійною валовою (порядкової) закінченої нумерацією.
. 2.10. Описи складаються окремо на:
справи постійного зберігання;
справи тимчасового (понад 10 років) зберігання;
справи з особового складу.
На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються.
. 2.11. У кожному структурному підрозділі підприємства опису на справи постійного зберігання складаються щорічно під методичним керівництвом служби ДОУ.
За цих описах документи згодом здаються в архів. Описи справ структурних підрозділів складаються по встановленій формі і представляються в архів через два роки після завершення справ у діловодстві.
. 2.12. Описи справ, підготовлені структурними підрозділами, служать основою для підготовки зведеного опису справ підприємства, яку готують служби ДОУ і по якій справи здаються на державне зберігання у відповідний відомчий архів (за належністю підприємства).
. 2.13. При складанні опису справ дотримуються наступні вимоги:
кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під самостійним номером);
порядок нумерації справ в описі - наскрізний;
графи опису заповнюються в точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинку справи;
при внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками пишеться повністю заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами той же raquo ;, при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
графа опису примітка використовується для відміток про прийом справ, особливостях їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам з посиланням на необхідний акт, про наявність копій тощо.
. 2.14. У кінці опису вслід за останньою описовою статтею робиться підсумковий запис, в якому вказуються (цифрами і прописом) кількість справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні номери і пропущені номери).
. 2.15. Опис справ структурного підрозділу підписується її упорядником із зазначенням посади, прізвища та ініціалів, узгоджується з керівником структурного підрозділу та затверджується керівником служб ДОУ.
. 2.16. Опис справ структурного підрозділу складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами в архів, а другий залишається (в якості контрольного) в структурному підрозділі.
. 2.17. Відбір документів за відповідний період до знищення і складання акту про виділення їх до знищення виробляються після складання зведених описів справ постійного зберігання за цей же період. Зазначені описи і акти розглядаються на засіданні ЕК одночасно. Узгоджені ЕК акти затверджуються керівником підприємства тільки після затвердження ЕПК відповідної відомчого архіву описів справ постійного зберігання. Після цього підприємство має право знищити справи, включені в ці акти.
. 2.18. Акт про виділення документів до знищення складається, як правило, на справи всього підприємства. Якщо в акті вказані справи кількох структурних підрозділів, то назва кожного з них вказується перед групою заголовків відповідних справ.
. 3. Підготовка та передача документів до відомчого архіву
. 3.1. У відомчий архів передаються справи з виконаними документами постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Їх передача здійснюється тільки за описами справ.
. 3.2. Справи з виконаними документами постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання передаються до відомчого архіву після закінчення дворічного терміну їх зберігання та використання в структурному підрозділі.
. 3.3. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання передачу центральний архів не підлягають. Вони зберігаються в структурних підрозділах і після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню в установленому порядку.
. 3.4. Перед...
