ача справ до відомчого архіву здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником служби ДОУ.
. 3.5. У період підготовки справ структурним підрозділом до передачі у відомчий архів попередньо перевіряється правильність їх формування, оформлення і відповідність кількості справ, включених в опис, кількості справ, заведених відповідно до номенклатури справ підприємства. Усі виявлені при перевірці недоліки у формуванні та оформленні справ працівники структурного підрозділу зобов'язані усунути.
. 3.6. Прийом кожної справи проводиться завідувачем відомчим архівом в присутності посадової особи структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису проти кожної справи, включеної в неї, робиться відмітка про наявність справи. Наприкінці кожного примірника опису вказуються цифрами і прописом кількість фактично прийнятих справ, дата прийому-передачі справ, а також підписи завідувача відомчим архівом і посадової особи, що передав справи.
. 3.7. Разом зі справами до відомчого архіву передаються облікові журнали, реєстраційні картотеки на документи або програмні засоби та бази даних, що містять інформацію про реєстрацію та виконанні переданих документів. Тема кожного журналу, картотеки або бази даних включається в опис.
. 3.8. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу підприємства посадова особа, відповідальна за ведення діловодства даного структурного підрозділу, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі наявні документи у справи, оформляє і передає їх до відомчого архіву незалежно від термінів зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою справ.
. Прикінцеві положення
. 1. Зміни в справжню інструкцію вносяться виданням відповідного розпорядження за підписом керівника служби ДОУ підприємства.
. 2. Ця інструкція підлягає переробці при істотних змінах в організації роботи з документами підприємства, зумовлених:
змінами в організаційній структурі підприємства;
змінами в змісті діяльності підприємства;
змінами вимог керівних документів з питань ДОУ.
Перероблена інструкція підлягає перезатвердженню не рідше 1 разу на 3 роки.
Додаток В
Порівняльна таблиця СЕД
Таблиця В.1 - Порівняльна таблиця СЕД
Параметри ЕВФРАТDIRECTUMOPTIMA-Workflow1С: документообіг 8ДЕЛООбласті автоматізацііДелопроізводство +++++ Загальний документообіг +++++ Управління договірною діяльністю +++++ Електронний архів +++++ Робота із зверненнями громадян +++ ++ Управління проектами +++ - + Робота з документами СМЯ +++ - + Реєстрація і введення документовПрісоедіненіе файлів +++++ Реєстрація документів з MS Office/Open Office ++ - + Реєстрація з Провідника Windows ++++ - Робота з документаміІзмененіе прикріплених файлів +++++ Ведення особистих папок користувача +++ - + Управління потоками робіт (Workflow) і контрольСозданіе типових маршрутів руху документів +++++ Підтримка маршрутних розгалужень і умовних переходів +++++ Пошук і аналіз інформацііАтрібутівний пошук за реквізитами докумен?? а ++++ - Здійснення різних видів пошуку в одному запиті +++ - + Шаблони пошуку і їх ієрархічне/классифицируемое зберігання +++++ Побудова звітів за результатами пошуку +++++ Інформаційна безопасностьПоддержка різних способів аутентифікації +++ ++ Видача прав на час виконання доручення/документа +++++ Програмні засоби контролю цілісності документів +++++ Стандартні засоби настройкіСредства проектування РКК (дизайнер) ++++ - Можливість розширення і налаштування РКК ++++ - Можливість використання складних елементів (таблиць, структури) при проектуванні РКК ++++ - Дизайнер типових маршрутів проходження документів ++++ - Дизайнер звітних форм ++++ - Можливість розширення функціоналу плагінами ++++ - Можливість налаштування інтерфейсу під типи користувачів + -++ - ДополнітельноСовместімий з усіма мобільними ОС клієнт для мобільних пристроїв ++++ - Налаштування інтерфейсу користувачем ++++ - Перегляд завдань групи, призначення виконавця керівником з групи +++ - Внутрішня пошта +++ - Перегляд списку працюючих в системі користувачів ++++ - Дублювання повідомлень внутрішньої пошти на зовнішній e-mail +++ - Використання циклів при обробці маршрутів +++ - Створення завдань для групи +++ - Розмежування прав доступу на частини документа (поля реєстраційної форми, приєднані файли ) +++ - Система засобів резервного копіювання і відновлення даних +++ - Налаштування набору реквізитів для автоматичного пошуку дублікатів документа при реєстрації +++ - Створення папок з дорученнями + - + - Налаштування автоматичного створення, реєстрації та відправки п...
