о бізнесу, не досить використовують документований обмін інформацією. При збільшенні кількості учасників бізнес-процесу це призводить до збільшення невідповідностей, що виникають у бізнес-процесі і відповідно до зниження якості. p align="justify"> 9. Стандартизація форм збору та передачі інформації:
Підвищити ефективність бізнес-процесів дозволяє метод стандартизації форм збору та передачі інформації. У багатьох компаніях відсутні типові форми документів. Наприклад, часто має місце така ситуація. Кожен продавець відділу продажів використовує свої форми документів при укладанні контрактів та проведенні розрахунків з клієнтами: договори, рахунки, рахунки-фактури, акти. При цьому документи робляться за допомогою різних програмних продуктів. Одні готують рахунки у форматі MS Word, інші у форматі MS Excel і т.д. Коли всі ці документи приходять до бухгалтерії, робота бухгалтерів ускладнюється. Бувають випадки, коли продавці при продажу одного і того де товару використовують свої власні варіанти договорів, які сильно розрізняються за багатьма параметрами. p align="justify"> Одним із способів зниження витрат, зменшення часу та підвищення якості бізнес-процесів компанії є стандартизація всіх форм документів та забезпечення виконання співробітниками вимог щодо використання в стандартних ситуаціях типових форм документів.
Подібна стандартизація часто використовується в менеджменті. Наприклад, при розробці стратегії та проведенні стратегічного аналізу потрібно, щоб інформація, необхідна для розробки стратегії, була представлена ​​в типовому для компанії форматі, який буде зрозумілий всім учасникам бізнес-процесу стратегічного керування. Прикладом та кой форми, що підвищує швидкість і якість прийнятих рішень, є форма, звана SWOT-аналізом (див. рис. 44).
В
Малюнок 44. Стандартизація форм збору та передачі інформації
Давайте розглянемо приклад застосування методу стандартизації в бізнес-процесі підбору персоналу. Коли кандидат приходить влаштовуватися на роботу в компанію, він представляє своє резюме. Служба персоналу йому дає заповнити свою анкету, в яку просить занести строго певну інформацію, 80% якої міститься в його резюме. Навіщо це робиться? Будь-який співробітник служби персоналу відповість: "Якщо читати резюме кандидата, то всією потрібною для прийняття рішення інформації, як правило, в ньому не міститься, а зайвої може бути багато. Другою причиною є те, що кожне резюме оформлено в індивідуальному форматі кандидата і в сукупності їх читати важко. Ми звикли працювати зі своїми формами, на основі яких ми вміємо швидко приймати правильні управлінські рішення щодо прийняття кандидата на роботу ". p> Саме тому стандартизація форм збору та передачі інформації в компанії прискорює бізнес-процеси, підвищує швидкість і якість прийняття рішень, призводить до зниження помилок і витрат.
10. Організація точок контролю:
Наступним методом, що дозволяє підвищити відповідність результатів вимогам, є метод організації точок контролю у бізнес-процесі.
Що таке точка контролю? Точка контролю ця робота, метою якої є контроль відповідності результатів певної роботи в бізнес-процесі сформульованим вимогам до її результату. У разі виявлення невідповідності організується зворотний зв'язок, в рамках якої результат повинен бути скоректований (див. рис. 45). p align="justify"> Для того, щоб бізнес-процес виконувався якісно, ​​без проблем, в ньому потрібно виділити місця, які необхідно контролювати, та організувати точки контролю, за допомогою яких буде контролюватися якість виконання операцій бізнес-процесу.
В
Малюнок 45. Точки контролю та організація зворотного зв'язку
Існує два типи точок контролю: впроваджені в бізнес-процес і "спостерігають" за процесом.
11. Метод причинно - наслідкових зв'язків або бездефектності роботи:
Давайте розглянемо приклад застосування принципу бездефектності час оптимізації бізнес-процесу торгової компанії. Однією з операцій, що входять до складу оптимизируемого бізнес-процесу, була операція "Зняття товару з торгових точок". p align="justify"> При здійсненні своєї торговельної діяльності компанія часто стикалася з такою ситуацією. На одних торгових точках знаходився товар, на який не було попиту. Але попит на даний товар був на інших торгових точках, на яких даного товару не було. Тому часто доводилося перекидати товар з одних торгових точок, де його не купують, на інші торгові точки, де його купують. Для того, щоб товар перекинути з точки на точку, згідно існувала технології товар потрібно було повернути на центральний склад компанії. Це операція називалася зняттям товару з торгових точок. p align="justify"> У компанії була ще одна проблема ...
