а використовуються номерні бланки з гербом міста Саратова. Структурні підрозділи мають власні бланки. Проекти документів виготовляються на звичайних аркушах. p> Характеристика загального бланка документа (Додаток 4).
Документи оформляються на бланках встановленого зразка формату А4.
Встановлюються наступні види бланків:
- постанова;
- розпорядження;
- лист;
- бланк резолюції (формат А6). p> Бланки листів виконані в чорно-білому вигляді.
Бланки документів виготовляються на білому папері або папері світлих тонів.
Бланки виготовляють друкарським способом, за допомогою засобів оперативної поліграфії.
Макети бланків документів проектують відповідно з формами (зразками) бланків. Макети бланків документів розробляються в управлінні з організації роботи з документами і представляються на затвердження заступнику директора архіву.
При оформленні багатосторінкових документів на бланку друкується перший аркуш документа, наступні - на звичайному папері однакового формату, кольору і якості.
Кожен лист документа, оформлений як на бланку, так і без нього, має поля (мм):
ліве - 30;
праве - 10;
верхнє - 20;
нижнє - 20.
На бланках постанов і розпоряджень застосовується поздовжній варіант розташування реквізитів, на бланках листів і бланках резолюції використовуються два варіанти розташування реквізитів - кутовий і поздовжній.
Проаналізувавши загальний бланк документа, можна зробити висновок, що він складений і оформлений, вірно.
Характеристика організаційно-розпорядчої документації:
Для аналізу можна використовувати такі розпорядчі документи6
1. Статут організації (Додаток 5). p> 2. Розпорядження (Додаток 1). p> 3. Рішення (Додаток 2). p> 4. Наказ. p> Проекти постанов, розпоряджень мають заголовки, що розкривають основний зміст питання.
У вступній частині коротко викладаються мотиви видання постанови, розпорядження. Ясно сформульовані та обгрунтовані цілі та завдання викладаються стисло і послідовно, виключаючи можливість двоякого тлумачення. Розпорядження не завжди має вступну частину.
У резолютивній, розпорядчої частини з послідовною нумерацією пунктів арабськими цифрами даються конкретні вказівки виконавцям про характер і зміст їх дій, вказуються реальні терміни виконання.
Текст пунктів розпорядчої частини викладається в наказовій формі: зобов'язати, доручити і т.п., написаний ясно, дохідливо, з дотриманням усіх граматичних правил.
Проект постанови (Розпорядження), оформлений на гербовому бланку, в обов'язковому порядку візується заступником керівника, начальником з організації роботи з документами.
У бланку розпорядження (Додаток 1) і бланку рішення (Додаток 2) не правильно оформлений реквізит дата документа. Відповідно до ГОСТу Р 6.30-2003 дата документа оформляється арабськими цифрами в такій послідовності: день місяця, місяць, рік. Наприклад: 05.01.2003. Можливий словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 25 cічня 100г. Слово рік не пишеться цілком. p> Характеристика інформаційно-довідкової документації:
Для аналізу можна використовувати такі документи:
- заява;
- телефонограма (Додаток 3);
- відповідь на лист.
Персональна відповідальність співробітників закріплюється в їх посадових обов'язках.
Телефонограма оформлена з деякими недоліками: у бланку немає найменування організації - автора телефонограми, не вказані найменування посади, прізвища, імені та по батькові посадових осіб, які передали і прийняли телефонограму.
Глава 2 Документообіг організації
2.1 Робота з архівними документами
Робота з архівними документами починається з перегляду опису справ архівного фонду.
Архівний фонд - сукупність архівних документів, історично або логічно пов'язаних між собою і підлягають постійному зберіганню. Кожному архівному фонду присвоюється свій певний номер. Архівний опис - основний обліковий документ і одночасно довідник з утримання документів фонду.
Опись фонду складається з переліку заголовків справ і допоміжного довідкового апарату до неї, який включає в себе заголовний (титульний) аркуш, передмова, список скорочених слів, покажчики, перекладну таблицю шифрів (якщо опис перескладалися), зміст. Залежно від категорії фонду наявність в опису допоміжного апарату різна.
Обов'язковим елементом довідкового апарату для описів фондів усіх категорій є заголовний лист опису. На ньому вказуються наступні дані: назва державного архіву, назва фонду, номер фонду, номер опису, назва опису, крайні дати документів, включених в опис.
Назва фонду на заголовному аркуші опису дається у вигляді офіційно прийнятого, повного і в дужках скороченої назви фондоутворювача. Якщо назва фондоутворювача змінювалося протягом періоду, на який складено опис, то...
