на заголовному аркуші опису пишеться спочатку остання назва, а нижче - все його назви в хронологічній послідовності із зазначенням початкової та кінцевої дат кожного назви фондоутворювача.
На заголовному аркуші опису документів об'єднаного архівного фонду (ОАФ) спочатку вказується його назва, а потім - назва тієї частини об'єднаного фонду, на документи якої складено опис.
Важлива частина архівної опису - передмова. Воно містить коротку історію фондоутворювача, загальні відомості про склад, зміст, походження і стан документів фонду.
Власне опис (систематизований перелік заголовків справ) має наступну схему:
№ № п/п
Індекс справи
Заголовок справи
Крайні дати
Кількість листів
Примітка
1
2
3
4
5
6
Номер по порядку відповідає номеру справи (одиниці зберігання) фонду.
Кожна опис має самостійну валову нумерацію. Виняток з цього правила становлять три фонду періоду до жовтня 1917р.:
1. Саратовське губернське жандармське управління (ф. 53)
2. Саратовське охоронне відділення (ф. 57)
3. Поволзькому районне охоронне відділення (ф. 51)
У цих фондах немає суцільний валовий нумерації за описом, справи пронумеровані в межах річних розділів. Тому у вимогах на справи цих фондів необхідно вказувати не тільки номер одиниці зберігання, але і рік. Наприклад: ф. 51, оп, 1905 р., д. 24. p> Описи фондів завершуються підсумковим записом. У ній зазначаються кількість і номери справ, внесених в опис, фіксуються наявність в опису справ з литерной нумерацією, номери механічно пропущених і вибулих справ. При заповненні вимоги на видачу документальних матеріалів користувачам необхідно звіряти номери запитуваних справ з підсумковою записом опису, щоб не вносити до вимога втрачені справи.
2.2 Прийом документів до архіву та їх архівне зберігання. Комплектування і забезпечення схоронності
ГАСО здійснює експертизу цінності з визначенням строків зберігання документів, їх науково-технічну обробку, у тому числі документів з особового складу, а також підготовку документів різних організацій м. Саратова до передачі на подальше зберігання в архіви міста.
Комплектування - це систематичне поповнення архівного фонду РФ документами, що мають науково-історичне значення, яке може бути використане для вивчення галузей народного господарства регіону і в цілому країни.
Основне завдання-це робота з відомствами, які бувають:
В· Федеральними
В· Крайовими
В· Галузевими
В· Відомчі (Архіви підприємств, організацій в яких створюваний ними документальний фонд зберігають у власному архіві)
Документальний фонд - це сукупність документів створюються в процесі діяльності.
Архівний фонд - це сукупність взаємопов'язаних документів, що мають постійний термін зберігання, які по закінченню граничного терміну зберігання у відомствах передаються на державне зберігання у впорядкованому вигляді по описам разом з науково-довідковим апаратом до них. Архівний фонд формується з документаційного, шляхом відбору необхідних документів, який здійснює спеціально створена в організації експертна комісія.
Документи, включені до архівний фонд, прийнято називати архівними. З позиції документознавства під архівним документом розуміється соціальна інформація, закріплена на матеріальному носії, що має форму повідомлення або оперативного документа і включеного за допомогою системи спеціальних реквізитів, що відповідають за цей процес.
Віднесення документів до архівному фонду Російської Федерації здійснюється на основі принципу історизму, системності та цілісності, шляхом приведення критеріїв, тобто системи науково обгрунтованих ознак, на основі яких визначається цінність документа.
Документ (в пер. з лат.) повчальний приклад або спосіб докази.
ГОСТ 16-487 дає визначення документом, як засіб закріплення на певному матеріалі певним способом відомостей про об'єктивне дійсності і суб'єктивної діяльності людини.
Реквізитами, що дають документу юридичну силу, є:
1. дата
2. номер
3. підпис
4. друк
Постанова Уряду РФ від 15 червня 2009 р. N 477 "Про затвердження Правил діловодства у федеральних органах виконає Єльня влади "
Вводиться єдиний порядок діловодства у федеральних органах виконавчої влади. Новий порядок не поширюється на роботу з документами, що містять держтаємницю.
Документи оформляються на бланках, стандартних аркушах паперу формату А4 або А5 або у вигляді електронних документів. Допускаються бланки з кутовим або поздовжнім варіантом розташування реквізитів. Наведено перелік реквізитів документів. Склад реквізитів визначається видом і ...
