ustify"> Велике значення має вирішення питання про те, хто повинен встановлювати стандарти. Оптимальним вважається варіант, при якому в цьому процесі беруть участь працівники організації, що безпосередньо впливають на відповідні параметри. По-перше, тому, що сам факт їх участі призводить до підвищення зацікавленості в досягненні встановлених параметрів, а по-друге, при такому підході відбувається інтенсивний обмін знаннями та досвідом між менеджерами різних рівнів, що підвищує якість стандартів і планових установок.
Щоб реально впливати на поведінку людей, стандарти повинні бути напруженими, але досяжними. Як правило, такі стандарти мотивують людей, нереальні ж (занадто завищені або, навпаки, занижені і легко досяжні) розхолоджують, викликають неприязнь і негативно позначаються на результатах.
Зіставлення результатів - другий етап процесу контролю і полягає він у зіставленні реально досягнутих результатів з встановленими стандартами. На цьому етапі менеджер повинен визначити, наскільки досягнуті результати відповідають його очікуванням. При цьому менеджер приймає ще дуже важливе рішення: наскільки допустимі або відносно безпечні виявлені відхилення від стандартів. На цій, другій стадії процедури контролю дається оцінка, яка служить основою для рішення про початок дій.
Діяльність, здійснювана на цій стадії контролю, є найпомітнішою частиною всієї системи контролю. Ця діяльність полягає у визначенні масштабу відхилень, вимірі результатів, передачі інформації та її оцінці. Вимірювання результатів, дозволяють встановити, наскільки вдалося дотриматися встановлені стандарти, - це найважчий і найдорожчий елемент контролю. Для того щоб бути ефективною, система вимірювання повинна відповідати тому виду діяльності, який піддається контролю.
Поширення інформації відіграє ключову роль у забезпеченні ефективності контролю. Для того щоб система контролю діяла ефективно, необхідно обов'язково довести до відома відповідних працівників організації як встановлені стандарти, так і досягнуті результати. Подібна інформація повинна бути точною, надходити вчасно і доводитися до відповідальних за відповідний ділянку працівників у вигляді, легко що дозволяє прийняти необхідні рішення і дії. Бажано також цілком впевненим, що ці стандарти добре зрозумілі співробітникам. Це означає, що повинна бути забезпечена ефективна зв'язок між тими, хто встановлює стандарти тими, хто повинен їх виконувати.
Заключна стадія етапу зіставлення полягає в оцінці інформації про отримані результати. Менеджер повинен вирішити, та інформація отримана, і чи важлива вона. Важлива інформація-це така інформація, яка адекватно описує досліджуване явище і необхідна для прийняття правильного рішення.
Дії - це третій етап. Менеджер повинен вибрати одну з трьох ліній поведінки: нічого не робити, усунути відхилення чи переглянути стандарт.
Основна мета контролю полягає в тому, щоб домогтися такого положення, при якому процес управління організацією дійсно змушував би її функціонувати відповідно до плану. Якщо зіставлення фактичних результатів зі стандартами говорить про те, що встановлені цілі досягаються, найкраще нічого не робити. В управлінні не можна, однак, розраховувати на те, що трапилося одного разу, повториться знову. Навіть, найдосконаліші методи мають піддаватися змінам.
Система контролю, яка дозволяє усунути серйозні відхилення перш, ніж вони переростуть у великі проблеми, безглузда. Проведена коректування повинна концентруватися на усуненні справжньої причини відхилення. В ідеалі стадія вимірів повинна показати масштаб відхилення від стандартів і точно вказувати його причину. Це пов'язане з необхідністю ефективної процедури прийняття рішень. Оскільки, однак, більша частина роботи в організації є результатом об'єднаних зусиль груп людей, то абсолютно точно визначити корені тієї чи іншої проблеми не завжди представляється можливим. Сенс коригування завжди полягає в тому, щоб відразу зрозуміти причину відхилення і добитися повернення організації до правильного способу дій.
Здійснення коригування можна досягнути шляхом поліпшення значення будь-яких внутрішніх змін чинників цієї організації, вдосконалення функцій управління чи технологічних процесів.
Не всі помітні відхилення від стандартів слід усувати. Іноді самі стандарти можуть виявитися не реальними, оскільки вони грунтуються на планах, а плани - це лише прогнози майбутнього. При перегляді планів повинні переглядатися і стандарти. Стандарти, вимоги яких виконати дуже важко, фактично, роблять марними прагнення робітників і менеджерів досягти сформульованих цілей і зводять нанівець всю мотивацію. Як і у випадку з коригуючими діями різного типу, необхідність радикального перегляду стандартів (у бік підвищення або зниженн...
