нцію, доставлену помилково секретар повертає або пересилає за призначенням. Конверти з документами, у тому числі і замовні, розкриваються, при цьому перевіряється правильність доставки, цілісність упаковки документів.
На отриманому документі проставляється реєстраційний штамп. Документи з грифом особисто секретар не розкриваються і передаються адресату. Закінчується первинна обробка розподілом на документи реєструються та незареєстровані.
Кореспонденція, що надійшла на ім'я Генерального директора ТОВ ??laquo; МТК Мілк" передається секретарю Генерального директора. Він розглядає надійшов кореспонденцію, реєструє і відносить на розгляд керівнику.
Після розгляду документів Генеральний директор завдає резолюцію - розподіляє доручення між заступниками. З документа знімаються копії, оригінал підшивається до справи, копії розносяться виконавцям. Якщо документ вимагає контролю виконання, то секретар Генерального директора ставить на контроль і вносить дані в комп'ютерну базу.
Найбільш поширеною вхідною кореспонденцією є листи з питань ділового співробітництва. Надходить велика кількість листів з питань проведення різних нарад конференцій.
З філій, крім службових листів, регулярно надходять документи, що містять інформацію щодо кон'юнктури ринку, звіти про виконану роботу.
Вихідні документи - це офіційні документи, що відправляються з установи. Проект вихідного документа складається виконавцем, правильність його оформлення перевіряється співробітником відділу документаційного та інформаційного забезпечення. Начальник цього відділу має право внести зміни та доповнення до підписується документ або повернути його на доопрацювання виконавцю. Вихідні документи оформляються у двох примірниках, крім факсів і телефонограм, який складають в одному примірнику.
У ТОВ ??laquo; МТК Мілк" проект вихідного документа обов'язково узгоджується з юристом компанії. Після підписання керівником, вихідний документ передається секретарю для реєстрації. Після реєстрації і присвоєння що виходить документа номери, фіксують його номер і дату рукописним або машинописним способом на обох примірниках. Потім вихідні документи у того самого дня вирушають адресата. Другий примірник відправленого листа і єдине примірник факсу підшиваються в справу з виходить перепиской.
Бланки віддруковані друкарським способом на папері формату А4. Застосовуються такі види бланків: бланк компанії для письма, бланк для письма, загальний бланк для всіх інших видів документів (службова записка, доповідна записка і т.д.).
Внутрішній документ - це офіційний документ, що не виходить за межі організації, що підготувала його. Внутрішні документи компанії за формами і призначенням можна розділити на 3 групи:
§ Організаційні документи, що регламентують діяльність компанії (Статут, Положення про відділи, інструкції тощо);
§ Розпорядчі документи, що видаються Генеральним директором, його заступниками та керівниками структурних підрозділів;
§ Інформаційно-довідкові документи, створювані для вирішення оперативних питань (доповідні і службові записки, акти, довідки).
Внутрішні документи в компанії оформляються на папері формату А4 з відтворенням таких реквізитів: назва компанії, назва підрозділу, виду документа, місця складання, дати і номера.
Передача внутрішніх документів між співробітниками організації здійснюється по локальній мережі в електронному вигляді або через діловода в друкованому вигляді.
Всі документи, як внутрішні, так і вихідні складаються в компанії за допомогою комп'ютера і текстового редактора Microsoft WORD з пакету Office 07. Співробітники відділу документаційного та інформаційного забезпечення контролюють правильність оформлення документів відповідно до вимог Типової інструкції в федеральних органах влади.
Необхідно відзначити, що при внутрішньому листуванні співробітники компанії використовують два види документів - доповідні та службові записки.
Службова записка - документ, що широко використовується при повідомленні і передачі інформації від одного співробітника компанії іншому, але в існуючу офіційну класифікацію цей документ не входить.
Для цієї функції існує доповідна записка, за допомогою якої відбувається інформування керівника про позаштатних ситуаціях, порушеннях правил внутрішнього трудового розпорядку і т.д. Ці два документи за своїм змістом і оформленню ідентичні, і представляється недоцільним введення в управлінську практику ще одного виду документів того ж цільового призначення, що і доповідна записка.
Реєстрація документів - найважливіш...
