ий етап роботи з документами і визначається як запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або отримання .
Для організації характерна розгалужена структура, наявність філій, що знаходяться на різній з головним офісом території. Враховуючи специфіку компанії, в ній прийнята змішана система, при якій частина документів реєструється централізовано секретарями Генерального директора, інша ж в структурних підрозділах і філіях.
Реєстрація документів, що надійшли на ім'я Генерального директора, виробляється одноразово його секретарем. В організації реєстрація вхідних документів, відбувається в наступному порядку: секретар розбирає вхідну кореспонденцію і заносить дані про надійшли документах в комп'ютерну базу. При цьому реєструються практично всі вступники в компанію документи, включаючи запрошення, вітальні листи, прайс-листи і т.д. Резолюція керівника вноситься до бази документів, поставлених на контроль.
У компанії реєстрацією внутрішніх документів займаються секретарі структурних підрозділів. Всі внутрішні документи, що надходять на ім'я Генерального директора, а також накази з основної та адміністративно - господарської діяльності реєструє секретар керівника компанії.
Контроль виконання документів - сукупність дій, що забезпечують своєчасне виконання документів. Практична робота з контролю здійснюють співробітники відділу документаційного та інформаційного забезпечення за дорученням керівництва компанії. В організації для ведення контролю виконання співробітники відділу документаційного та інформаційного забезпечення використовують комп'ютерні бази даних в програмі Microsoft Exсel, в які заносяться всі документи вимагають виконання.
Для класифікації та систематизації документів, формування справ в організації складається номенклатура справ.
Номенклатура справ - систематизований перелік заголовків справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку.
Номенклатура справ складається на основі фактичного складу документів, що знаходяться і використовуються в діловодстві. Номенклатура справ складається у двох примірниках секретарем на загальному бланку організації, узгоджується з архівом, підписується генеральним директором ТОВ ??laquo; МТК Мілк"
Виконані документи повинні в 3-денний термін здаватися секретарю для формування їх у справи. Номер справи, в яку повинен бути підшитий документ, визначається відповідно до номенклатури справ.
Формування справ - угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ і систематизацією документів всередині справи. Формування справ керівництва компанії проводить секретар Генерального директора.
Формуванням справ у структурних підрозділах ТОВ ??laquo; МТК Мілк" займаються співробітники відділу документаційного та інформаційного забезпечення. Контроль за правильним формуванням справ у цьому структурному підрозділі здійснюється також секретарем і начальником відділу документаційного та інформаційного забезпечення.
У ТОВ ??laquo; МТК Мілк" документи групуються в справи за такими ознаками: номінальний (особисті справи співробітників, трудові книжки працівників); авторський (накази начальника організації по основній діяльності); кореспондентський (листування з вищестоящими і підвідомчими організаціями з питань основної діяльності); хронологічний (щомісячні звіти);
Порядок формування документів у справи закріплені в Інструкції з діловодства.
Аналізуючи роботу секретаря Генерального директора з формування справ, були виявлені недоліки: у справи поміщаються екземпляри і документи, що не відносяться безпосередньо до вхідних документам секретаріату Генерального директора (копії бухгалтерських рахунків, прайс-листи і т.д. ).
У залежності від термінів зберігання співробітниками відділу документаційного та інформаційного забезпечення проводиться повне чи часткове оформлення справ. Справи постійного, довготривалого зберігання і по особовому складу підлягають повному оформленню, яке передбачає: підшивку чи палітурку справи; нумерацію аркушів у справі; складання листа - завірителя справи; складання, у необхідних випадках, внутрішнього опису документів; оформлення реквізитів обкладинки справи.
Після закінчення року в написі на обкладинках справ постійного і довготривалого зберігання вносяться уточнення: перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів. При зміні назви структурного підрозділу компанії протягом періоду, охоплюваного документами справи, або при передачі справи в інший структурний підрозділ, на обкладин...
