родовим поняттям. Наприклад:
У справі містяться протоколи засідань колегії Міністерства загальної та професійної освіти Російської Федерації і протоколи засідань Вчених рад РДГУ, МГУ та інших університетів за 1997 р Документи справжні і копії.
Правильно складений заголовок буде звучати так:
Протоколи засідань колегії Міністерства загальної та професійної освіти Російської Федерації і вчених рад університетів за 1997 р Оригінали і копії.
У цьому заголовку видові поняття - вузи - були зведені до однорідному поняттю. Складніше йде справа з узагальненням змісту. При узагальненні змісту надмірно докладний заголовок все-таки краще надмірно схематичного. Слід уникати заголовків типу «Різні паперу з різних питань» (краще «загальні матеріали, листування з організаційних питань, матеріали до керівництва» і т.п.).
Складні заголовки складаються в тому випадку, коли справа складається з легко виділяються окремих груп документів або було сформовано без жодного врахування ознак закладу справ. При цьому на одну групу документів можна скласти простий заголовок, на іншу - узагальнений.
Складний заголовок складається шляхом поєднання:
) простих заголовків, наприклад:
Протоколи нарад при Управлінні справами РНК СРСР з питання постановки секретного діловодства за 1932 г. (оригінали) і акти обстеження стану секретного діловодства в апараті РНК СРСР і СТО СРСР за 1927-1936 рр.;
2) простого і узагальненого заголовків, наприклад: Протоколи засідань Міністерства охорони здоров'я СРСР за1938 рік (оригінали), листування з іноземними вченими, фірмами та медичними установами про взаємний обмін науковою інформацією;
3) узагальнених заголовків, наприклад:
Протоколи засідань виборчих комісій округів м Москви за листопад-грудень 1997 (копії), листування з виборчими комісіями про проведення виборів в Міську Думу.
Для однорідних справ з метою полегшення і досягнення єдності (уніфікації) їх опису розробляються типові заголовки.
У типовій заголовок входять елементи, притаманні великій групі однорідних справ: види документів або справ і автор, види документів або справ і кореспондент, види документів або справ і зміст тощо. д., наприклад:
Протоколи засідань колегії Міністерства ... за ... рік. Оригінали, копії.
До цієї типовий частини треба буде тільки додати конкретну назву міністерства, проставити рік і вказати справжність або копийность документа.
Для полегшення роботи над документами фонду складається перелік типових заголовків.
Прості і, тим більше, узагальнені і складні заголовки не завжди можуть розкрити зміст окремих, найбільш важливих документів справи. Це здійснюється за допомогою анотації.
анотує документи, які містять відомості про найбільш видатні події, фактах і діячів, а також відозви, листівки, прокламації, брошури, карти, креслення, що входять до справи.
Таким чином, анотує документи, які можуть служити предметом самостійного пошуку. Анотація складається в трьох варіантах:
1) анотація, що представляє собою заголовок окремого документа, наприклад: Лист К. Е. Ціолковського про конструювання металевого дирижабля. Л. 17-18;
) анотація, складова на кілька однорідних до кументов, наприклад:
Відозви про заготівлю продовольства для Поволжя. Л. 14-21;
3) анотація, що містить короткий опис змісту до кумента, наприклад:
У списку сімей червоноармійців, які не отримали картки «Червона зірка», містяться відомості про склад сімей. Л. 45.
Наприкінці анотації обов'язково вказуються номери аркушів документів, на які складена анотація.
Анотація поміщається за заголовком справи з нового рядка на обкладинці (картці) або на окремому аркуші, який вкладається між обкладинкою і першим листом справи.
Ступінь подробиці наукового опису документів і справ залежить від цінності документної інформації, її унікальності. Справи, які містять цінні історичні джерела, описуються максимально детально, з анотуванням окремих документів. На особливо цінні, унікальні справи складається внутрішня документная опис.
Питання про цінності інформацією джерел, звичайно, складно вирішити однозначно. Один з підходів до вирішення був розроблений в 1960 - 1970-і рр., Коли було введено категорірованіе фондів установ, тобто поділу їх на категорії. (1, 2, 3) в залежності від місця установи-фондоутворювача в системі державного управління:
