Наприклад:
План роботи колегії Міністерства загальної та професійної освіти Російської Федерації на 1996
Звіти про роботу секції ВО політкаторжан і засланців з вивчення декабристів і їх часу за 1924
Відомості, відомості, зведення, довідки, таблиці та інша інформаційно-аналітична документація описується із зазначенням в заголовку автора, змісту, території і часу. У деяких випадках вказівки автора і території можна опустити, що залежить від складу і змісту самих документів. Наприклад:
Відомості про становище військовослужбовців Червоної Армії в німецькому полоні, про діяльність іспанської «Блакитної дивізії» за 1940-1942 рр.
Відомості на видачу заробітної плати професорсько-викладацькому складу РДГУ за січень-червень 1994
Зведення задоволених і відхилених клопотань про прийняття до громадянства СРСР за 1925-1927 г.
Найскладнішим при складанні заголовків є визначення характеру справи за складом документів. Іноді у справі зібрані різні види документів, і необхідно, в першу чергу, визначити вид справи: матеріали, справа, листування.
Поняття матеріали застосовується тоді, коли описується комплекс, що складається з документів різних видів і не пов'язаних між собою послідовністю діловодства. Їх, як правило, об'єднує питання, зміст. Наприклад:
Матеріали про організацію виставок радянської літератури в Лондоні, Парижі, Харбіні, Нью-Йорку в 1925 р (положення, протоколи, доповідні записки).
Поняття матеріали застосовується і в тих випадках, коли позначаються документи-додатки до якого-небудь документу. Наприклад:
Протоколи засідань Комітету з присудження міжнародних премій за 1991 р (оригінали) і матеріали до них (стенограми, уявлення, листування). ,
При описі матеріалів після вказівки всіх елементів заголовка в круглих дужках за значимістю перераховуються основні види документів, включених у справу.
Поняття справу застосовується при описі особистих справ, коли вказуються тільки прізвище, ім'я та по батькові, а також при описі справ, у яких документи різних видів зв'язані єдністю питання і послідовністю делопроізводственного розгляду. Як правило, це судові, слідчі або з розгляду спорів справи. Наприклад:
Справа про авторське право спадкоємців Н.А.Римского-Корсакова.
Слідча справа про Ігнатія, митрополита Крутітском, і Кіріане, архимандрита Суздальського Спасо-Ефім'его монастиря, звинувачених у вчиненні честі та різних послуг черницю Єлену, колишньої цариці Євдокії, під час ув'язнення її в Суздальському Покровському дівочому монастирі. З: Описи документів і справ, що зберігаються в архіві Св. Синоду. Т. 1. С. 81.
Поняття листування застосовується до комплексу документів, що є запитами і відповідями, виникаючими у процесі взаємодії кількох установ. У заголовку вказується лише кореспондент і зміст. Наприклад:
Листування з ЦВК СРСР, ПК РСІ СРСР, секретаріатом І. В. Сталіна, Головлітом про переведення та популяризації національної літератури, про вилучення книг з друку.
Для особистого листування доречно вказати і автора. Наприклад: Переписка Ю.С. Нечаєва-Мальцева з І.В. Цвєтаєвих і В.Д. Полєновим про архітектурному оздобленні і розписи залів Музею витончених мистецтв художниками В.Д. Полєновим, В.М. Васнєцовим, В.А. Сєровим, П.В. Жуковським.
Після того як визначено характер справи, складається заголовок з певних елементів, що випливають з ознак закладу справ. (Додаток 2)
Прості заголовки найбільш повно відображають порядок формування документів у справи. Вони є основою складання узагальнених, складних і типових заголовків.
Складання узагальнених заголовків рекомендується тоді, коли справи були сформовані таким чином, що в них увійшли документи різних авторів, різних кореспондентів, різного змісту і т.д.
Основними умовами освіти узагальнених заголовків є, по-перше, узагальнення окремих елементів заголовка, т. е. узагальнення авторів, кореспондентів, змісту тощо Наприклад:
У справі міститься листування з Можайським Уіком про організацію курсів з ліквідації неписьменності і листування з Можайським УОНО про роботу шкіл повіту.
Правильно узагальнений заголовок буде звучати так:
Листування з Можайським Уіком і Можайским УОНО про організацію курсів з ліквідації неписьменності і роботі шкіл повіту.
По-друге, в узагальнених заголовках при наявності великої авторів або кореспондентів, питань і географічних понять можлива заміна ряду понять одним...
