ми цифрами. У тих випадках, коли необхідно викласти більш розлогі відомості (довідки, висновки, графіки, таблиці та тощо), їх оформляють у якості додатків до листа. Обсяг додатків і їх кількість не обмежені. Не рекомендується використання складних і громіздких пропозицій.
Лист друкується через 1,5-2 інтервалу з дотриманням лівого і правого полів. Ширина лівого поля має становити 20 мм, правого - не менше 8 мм. Абзац - 5 інтервалів. Абзаци не повинні бути надмірно громіздкими, щоб у адресата не пропав інтерес до листа ще до того, як він приступив до читання.
Останнім часом набув популярності цельноблочний спосіб розміщення тексту, при якому абзаци починаються не з відступу на 5 знаків, а врівень з лівим полем сторінки. А для полегшення зорового сприйняття кожен новий абзац друкувати не через 1,5-2 інтервалу, а через 3-4 інтервали.
Листи, що направляються зарубіжним партнерам, як правило, пишуть на мові адресата. При неможливості це зробити (труднощі з перекладом на порівняно рідкісні мови) припустимо складання листа англійською мовою, як найбільш поширеному в офіційно-ділових відносинах. Направлення листа на білоруському (Російською) мовою (крім випадків, коли ви знаєте, що партнер вільно володіє їм) небажано, оскільки можуть виникнути труднощі з перекладом, спотворення тексту. Можна направляти два тексту листа: основний (з підписами) - на своєму мовою і паралельний - мовою адресата або англійською мовою.
Офіційний лист, як всякий інший документ, має містити деякі обов'язкові елементи (реквізити):
В· відомості про відправника: зазвичай розташовуються в титулі бланка організації-відправника (Адресанта), включають назву організації; поштову адресу, телефон, телекс, телефакс приймальні керівника; банківські реквізити;
В· внутрішній адресу або адреса одержувача;
В· дата листа;
В· вступне звернення;
В· власне зміст листа;
В· заключна формула ввічливості;
В· підпис (або підпису) відправника, з розшифровкою прізвища та зазначенням посади офіційного особи;
В· посилання на додатки (якщо такі направляються).
Ці реквізити призначаються як для внутрішньої, так і для міжнародної кореспонденції. В офіційній переписці з вітчизняними партнерами при оформленні реквізитів дотримуються правил, затверджених відповідними інструкціями з діловодства.
Відповідати на отримані листи прийнято до закінчення 10 днів. Якщо питання вимагає більш тривалого вивчення, необхідно повідомити про отримання листа і пояснити причину затримки з відповіддю. Остаточну відповідь у такому випадку дається протягом 30 днів.
Прийнято дякувати за письмові привітання і добрі побажання. Листи подяки за подарунки, надані послуги і за всі, що має відношення до безпосередньої діяльності організації, можуть бути надруковані на її бланку. Якщо офіційна особа пише на звичайному папері, воно не виступає від імені організації, чи від себе, як члена цієї організації.
При спілкуванні за допомогою телефаксів, електронної пошти використовуються основні реквізити традиційної офіційно-ділової кореспонденції, в тому числі етикетні формули ввічливості.
Переговори з використанням коштів зв'язку
Значення телефону важко переоцінити - більш простого засобу для спілкування віддалених один від одного людей поки не придумано, а телекси, телетайпи, факси лише доповнюють його. Телефон дозволяє максимально оперативно вирішувати багато проблем, встановлювати контакти.
Разом з тим, просторова дистанція між партнерами додає специфічність цій формі спілкування. Оскільки співрозмовники не бачать один одного, на перший план виступає інтонація їх мови, є не менш значущою, ніж зміст. Партнери чуйно вловлюють нотки нерішучості, роздратування, загрози, співчуття, зацікавленості. Навіть односкладові репліки В«так-такВ», В«угуВ» можуть сприйматися по-різному. При цьому, на думку психологів, при розходженні між змістом промови і її тоном люди більше довіряють тону, ніж змістом. Особливо важлива інтонація на початку і в кінці бесіди - вона як би закріплює відповідний емоційний фон. Сказане робить очевидною наступну рекомендацію: готуючись до телефонної розмови доцільно подумати про його інтонаційної забарвленням, відповідної мети і завданням майбутнього спілкування.
Якщо телефонний зв'язок здійснюється за посередництвом секретаря в адміністратора, керівнику слід пам'ятати, що культура його помічника стає найважливішим компонентом іміджу очолюваної ним організації. Секретар зобов'язаний повторити кілька разів дату зустрічі, телефон, прізвище і взагалі те, що, він вважає, важливим для відомості співрозмовника. Першим закінчує розмову подзвонив. p> Розмова по телефону повинна бути по можливості коротким, чітким, ясним. Перш, ніж дзвонити, доцільно чітко продумати: що необхідно повідомити, або які відомості потрібно отримати, чітко сформулювати своє запитання. Під рукою завжди пови...
