нні бути авторучка, папір, календар, номери телефонів, адреси організацій та осіб, які необхідно повідомити, документи і дані, на які, можливо, доведеться посилатися. Якщо ви налаштувалися на довгу розмову, спочатку доречно поцікавитися чи є у вашого співрозмовника час для розлогій бесіди.
Будучи ініціаторами телефонного дзвінка, ми робимо замах на чуже робоче час. Тому, якщо дзвінок не санкціонований, потрібно з'ясувати, чи є у абонента можливість обговорити, який Вас питання. Якщо ні, попросити перенести розмову на інший час.
За наявності попередньої домовленості про телефонний дзвінок, але відсутності впевненості, що про вас пам'ятають, слід нагадати про останній розмові, назвати себе. Щоб не ставити партнера в незручне становище, змусивши згадувати, як вас звуть, або гарячково гортати записника, доречно після прізвища назвати і свої ім'я та по батькові.
Розмовляючи по телефону, намагайтеся, щоб фрази були по можливості короткими, питання, чіткими і короткими. Не ставте декілька питань підряд, робіть паузу, щоб почути відповідь. При поганій чутності, великий обсяг інформації можливі репліки коригуючого характеру: В«Ви не могли б повторити ... В»,В« Ви зрозуміли моє повідомлення? В»,В« Вибачте, я не розчув ... В».
Для того щоб направити розмову в потрібне русло, або перехопити ініціативу допускаються регулюючі репліки: В«Вибачте, мені б хотілося уточнити ... В»,В« Одну хвилиночку, у мене є свої міркування з цього приводу ... В». Вторгнення в чужу мову обумовлюється лімітом часу, але і воно можливе лише з урахуванням службового старшинства.
У випадку, коли вам необхідно відійти від телефону за необхідними документами, для отримання довідки, слід повідомити співрозмовнику, як довго йому доведеться чекати, і чи не буде зручніше, якщо ви самі передзвоніть йому пізніше.
Розмова по телефону з офіційною особою прирівнюється до особистої бесіди. Його результати фіксуються в робочому щоденнику. При досягненні по телефону принципових домовленостей, співрозмовнику можна вислати листа з їх підтвердженням.
Такий етикет переговорів по телефону в міжнародній практиці. Ці правила прийнятні і для бізнесу.
Висновок комерційної угоди по телефону є найбільш оперативним і швидким способом продажу або закупівлі товару. У біржовій торгівлі переговори по телефону є основним способом укладання угод, враховуючи специфіку біржових торгів.
Водночас у звичайній торгівлі цей спосіб ведення переговорів найбільш виправданий при уточненні вже узгоджених запитів, для підтвердження запропонованих оферентом умов, при укладанні угод на умовах попереднього контракту, а також для завершення мали раніше місце переговорів. У цих ситуаціях використання телефону дозволяє не затягувати висновок угоди.
Однак при підготовці та проведенні переговорів по телефону доцільно враховувати деякі практичні рекомендації, що склалися в комерційній діяльності. Слід уникати переговорів по телефону з людьми, з якими у вас не було контактів або з якими не склалися задовільні ділові відносини. У подібних ситуаціях, як показує практика, переговори рідко бувають результативними.
Не рекомендовано обговорювати по телефону питання, по яких є підстави припускати, що співрозмовник висловить думку, протилежне вашому. У цьому випадку вам необхідно буде переконувати його в своїй правоті, що може зайняти досить багато часу, а в результаті розмова закінчиться безрезультатно.
Не слід обговорювати по телефону гострі або делікатні питання виробничої діяльності вашого співрозмовника або представленої їм фірми, а також персональні (особисті) проблеми, навіть якщо вони, як вам здається, мають безпосереднє відношення до обговорюваної ситуації.
По телефону, як правило, не обговорюються довгострокові перспективи, великі торгові угоди, питання координації діяльності між вами і вашими організаціями.
Особливо слід відзначити, що під час бесіди по телефону не слід зачіпати питання, що стосуються третіх осіб і організацій. Отримати точний відповідь без безпосередньої розмови з цими людьми ви все одно не зможете, а якщо раптом представники цих організацій по службовій необхідності опиняться в момент вашого дзвінка в кімнаті вашого співрозмовника, то ваші розпитування поставлять його в незручне становище.
Не рекомендовано повідомляти за телефоном негативні рішення по комерційних питань, так як вашим співрозмовником це буде розцінено як неповагу до його особи і представляється ним фірмі.
Загалом у сучасних умовах роль телефону як засобу ведення переговорів постійно підвищується, а домовленості, досягнуті в ході таких переговорів, намагаються виконувати навіть з більшою ретельністю, ніж оформлені письмовими документами. Білоруські підприємці досі не завжди відповідально ставляться до телефонних переговорів, що викликає подив і нерозуміння іноземних партнерів. Розуміння важливості цих переговорів і ретельності у їх підготовці ...
