сти звіт про діяльність архіву організації, не можна обійтися без відомостей про кількості відвідувачів, соціально-правових запитів, виданих архівних довідок та інших інформаційних документів і справ, переданих у тимчасове користування, підготовлених вами виставок та інших культурних заходів. Ці відомості можуть допомогти змінити акценти в розробці науково-довідкового апарату, вказати на необхідність створення додаткової картотеки, каталогів або оглядів на найбільш часто запитувані документи. Для цього необхідно розібратися у формах обліку використання документів архіву організації і вміти аналізувати дані цих документів. p> У державному архіві без розвиненої маркетингової служби не обійтися, так як необхідно добре уявляти собі збірний портрет споживача ретроспективної документної інформації, як вітчизняного, так і іноземного, його поточні інтереси і запити.
Відомості про кількісні характеристики (Числі відвідувачів, запитів і т. д.) необхідні вам для планування роботи архіву, визначення його бюджету і штатів. Відомості про якісний бік використання (категоріях користувачів, тематиці досліджень, частці використаних справ і формах використання і т. д.) допоможуть виявити помилки в експертизі цінності документів, але головне - організувати всю роботу зі створення та вдосконалення довідників системи НСА.
Зрозуміло, фонди, до яких спостерігається стійкий інтерес дослідників, потребують в більш докладному НСА. Дані маркетингу допоможуть встановити ціни на послуги за копіювання документів, допоможуть зайняти правильну позицію на переговорах з міжнародними партнерами про здійснення видавничих і дослідницьких проектів, продажу копій документів, купівлю документів і мікрокопій, страхуванні документів при участі у виставках та ін
Для цього потрібно не тільки досконало знати всі форми обліку та використання документів в архіві, а й володіти методикою статистичного аналізу які у них даних. Робота ця непроста, вимагає від архівіста володіння основами економічних знань і, як правило, покладається на спеціальний науково-інформаційний відділ архіву.
Дослідникам необхідні знання про методику розрахунку цін на платні послуги, що надаються архівами, переліку цих послуг, правил укладання ліцензійних договорів на комерційне використання документів. Це допоможе користувачеві побудувати відносини з архівом на взаємовигідній основі і відстояти свої права.
Користувач повинен усвідомити, що архівісти вимагають від нього точного і ретельного заповнення форм обліку використання документів (вимоги на видачу справ, анкети дослідника, аркуша використання справи) не з "шкідливості", а тому, що ці документи є важливим джерелом для статистичного аналізу всієї діяльності архіву.
Державні архіви - федеральні, центральні, крайові, обласні, муніципальні - відносяться до держбюджетним організаціям, основним джерелом їх фінансування є федеральний бюджет, бюджет суб'єкта Федерації або муніципального освіти. За рахунок державного фінансування існують і архіви установ та організацій державної форми власності.
Коштів державного бюджету явно недостатньо не тільки для гідної оплати праці архівістів, але і для будівництва та ремонту будівель архівосховищ, покупки обладнання, комп'ютерної техніки, оплати комунальних послуг.
Сучасні технології консервації та реставрації також є досить дорогими. Тому розміри фінансування державних і недержавних архівів сильно різняться. У різному становищі перебувають також архіви нечисленних економічно процвітаючих регіонів і "дотаційних" суб'єктів Федерації.
Державні архіви не фінансуються в достатньому обсязі, в той час коли інформація є цінним товаром. Однак існують цілком легальні способи поправити фінансове положення архіву - залучення позабюджетних коштів за рахунок надання архівом платних послуг.
Щоб самостійна підприємницька діяльність архіву знаходилася в рамках закону, необхідно суворо дотримуватися документів, що регламентують платні послуги, що надаються архівом:
- переліку платних послуг;
- цін на платні послуги;
- договору на комерційне використання документів архіву.
Перелік платних послуг складається у кожному архіві і затверджується директором архіву. У переліку вказуються всі види робіт, за які справляється плата, і виконавці робіт.
Перелік кожного архіву складається на основі "Номенклатури платних робіт і послуг, виконуваних архівними установами та організаціями ", який затверджується Федеральною архівною службою. Вона призначена для державних, об'єднаних відомчих і міжвідомчих архівів.
У номенклатурі вказані слуги, за які архівним установам категорично забороняється стягувати плату, та послуги, за які плата може стягуватися, якщо їх виконання не заважає реалізації основних завдань і функцій архіву (Додаток).
Список цін затверджується директором архіву, ціна розраховується з урахуванням собівартості роботи (витрата матеріалу, о...
