енування організації, дата надходження, порядковий обліковий номер документа. Зазвичай в штампі передбачено місце для наступного проставлення вхідного реєстраційного індексу. При первинній експедиційної обробці документи сортують по структурних підрозділах. Головний критерій цієї сортування - адресування документів. Зазвичай документи, адресовані керівництву, передаються в канцелярію для підготовки до розгляду, туди ж поступають документи, адресовані організації (без зазначення прізвища посадової особи). Документи, адресовані в структурні підрозділи, проходять сортування за їх назвами. p align="justify"> У невеликих організаціях вся надходить документація сортується секретарем. На допомогу секретарю можна розробити класифікатор видів документів і питань діяльності із зазначенням виконавців, які курирують певні питання. p align="justify"> Процес первинної обробки закінчується розкладкою розсортованих документів по осередках сортувального шафи, звідки документи забирають секретарі структурних підрозділів. У невеликих організаціях секретарі використовують папки-реєстратори, розділи яких закріплюють за окремим структурним підрозділом або виконавцем. p align="justify"> Велика частина організацій та установ володіє крім пошти та іншими каналами інформації. Наприклад, значна кількість документів, що містять, як правило, оперативну інформацію, надходить в організації по факсимільним апаратам. Маса документів доставляється співробітниками сторонніх організацій, відбувається передача "з рук в руки". Всі ці способи доставки можуть створити потужні документопотоки, що містять необхідну для діяльності організації інформацію. Служба діловодства зобов'язана забезпечити облік та контроль за рухом надходять по різних каналах зв'язку документів. Облік необхідно вести і для документації, що надходить по факсимільному зв'язку і від кур'єрів. В іншому випадку ці документи "випадають" з поля зору служби діловодства і не включаються в інформаційну систему організації, осідаючи у виконавців. Облік телеграм, телексів, телетайпограм, які потім передаються в службу діловодства, повинен проводитися в службах зв'язку. p align="justify"> Практично у всіх сферах управління використовуються комп'ютери, у зв'язку з чим корінні зміни відбуваються в процедурі отримання і відправки документів. З поширенням факсимільного зв'язку та факс-модемних пристроїв для комп'ютера документ може бути відправлений і отриманий з будь-якого місця. Факс-модем дозволяє з'єднувати комп'ютери один з одним по телефонних лініях і передавати повідомлення безпосередньо з одного комп'ютера на інший, користуватися електронною поштою і підключатися до міжнародних глобальних комп'ютерних мережах. При цьому документ може передаватися в тому вигляді, як він був створений, з усіма особливостями його зовнішнього вигляду, значить, виникає можливість використовувати відомості з одного документа для створення іншого. p align="justify"> Це призводить до децентралізації прийому-передачі документів, результатом чого стає втрата службою діловодства контролю за документообігом організації. Наслідком такого становища може стати надмірна автономність структурних підрозділів і втрата керівництвом організації контролю за їх діяльністю. Тому для включення електронних документів в інформаційну базу організації (фірми) служба діловодства повинна брати участь в регламентації і цих потоків інформації (щодо доступу до інформації, відповідальності за її збереження та використання). p align="justify"> Згідно з рекомендаціями Основних положень ГСДОУ, передача документів між структурними підрозділами (з експедиції до канцелярії, з канцелярії в структурні підрозділи і т.д.) здійснюється через секретарів цих підрозділів або тих посадових осіб, які відповідають в них за роботу з документами.
Документи передаються з відповідними відмітками у реєстраційних формах.
У великих фірмах, установах, на промислових підприємствах, там, де структурні підрозділи розташовані на значній відстані один від одного, організується кур'єрська зв'язок для доставки документів, що надійшли. Кур'єри здійснюють два-три обходу будівлі (території) за заздалегідь розробленими маршрутами у встановлені години, забираючи документи для відправки і доставляючи надійшли документи. p align="justify"> Самий нераціональний спосіб доставки документів - виконання цієї роботи фахівцями апарату управління, так як витрачається їхній робочий час, дорожчає доставка і відповідно весь апарат управління.
Таким чином, організація первинної обробки документів дозволяє виділити первинні потоки документів, що надійшли: на адресу керівництва організації, керівництва структурних підрозділів, виконавців. Рух цих потоків залежатиме від кількості інстанцій проходження документів в процесі розгляду і прийнятої в організації технології реєстрації документів. br/>
. Поняття і зна...
