іювання; антивірусного захисту; профілактики і діагностики з використанням спеціальних утиліт (допоміжних програм). p align="justify"> Система управління вимагає організації і підтримки в працездатному стані ефективного документообігу, який повинен бути представлений як формалізований діловий процес. У цьому випадку будь-який документ (електронний або паперовий) є основним інструментом формалізації ділової взаємодії підрозділів організації та організації зовнішніх зв'язків. p align="justify"> Стійка тенденція істотного зростання обсягів інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень, призводить до того, що доводиться отримувати, обробляти і зберігати документи в значно більшій кількості, ніж раніше. Традиційні методи роботи з документами стають при цьому малоефективними. p align="justify"> Аналіз ділових процесів показав, що близько 15% документів при роботі губляться, і на їх пошуки йде до 30% робочого часу співробітників, відповідальних за обробку документів. При цьому безповоротна втрата навіть частини інформації може обернутися значними збитками. p align="justify"> Для організації колективної роботи з типовими паперовим документом необхідно його багаторазове копіювання, доставка в різні структурні підрозділи, проведення спеціальних нарад, погоджень, що забирає неймовірно велику кількість часу.
Інша проблема пов'язана з тривалим часом пошуку необхідної інформації за запитом. У той же час при роботі з електронними документами час пошуку документа, а, отже, час відповіді на запит значно менше. p align="justify"> За експертними оцінками заміна паперового документообігу електронним сприяє зростанню продуктивності праці співробітників на 25-50%, а час обробки одного документа скорочується більш ніж на 75%. Класично бізнес, як діловий процес, підтримується системою автоматизації всього на 10-20%. Це, як правило, тільки ті завдання, які вдається чітко формалізувати і структурувати інформацію. Сам же процес формулювання та формалізації традиційної автоматизацією не підтримується. p align="justify"> Система управління документами (СУД) - це платформа, що дозволяє залучити до організовану колективну роботу ті 80-90% ділової активності, які до недавнього часу залишалися за рамками корпоративних інформаційних систем. В даний час системи управління документами початку 90-х років, отримують все більше поширення. Основним завданням СУД стає організація єдиних корпоративних електронних архівів документів. Вони реалізують введення, зберігання і пошук документів як в текстовій, так і в графічній формі, тобто дозволяють організувати роботу з неструктурованими документами.
У тісній інтеграції з СУД працюють системи автоматизації документообігу (системи класу workflow - системи маршрутизації робіт або системи управління потоками робіт), призначені для автоматизації ділових процедур обробки документів, у тому числі однієї з найбільш значущих - процедури контролю виконання документів. ...
