авколишнім оточенням.
4. Культура ділового спілкування секретаря
Важливими показниками культури спілкування секретаря є ввічливість, коректність, доброзичливість. Секретар повинен володіти мімікою обличчя, інтонаціями голосу, жестом. Делікатність, запобігливість в відносинах з відвідувачами та співробітниками, деяка частка артистизму - все це забезпечує успішну роботу секретаря.
Секретарю необхідно знати правила вітання. При появі у адміністратора відвідувача секретар повинен привітатися, запропонувати сісти. При першій зустрічі з керівником, посадовою особою вищого рангу або при прийомі почесного гостя організації секретар зобов'язаний встати, привітатися. Якщо потрібно привітатися за руку, то слід встати з-за столу, вийти до відвідувачу і подати руку (жінці дозволяється не подавати руки, якщо вона не бажає цього робити).
Якщо секретар бачить відвідувач вперше, він повинен назвати себе. Після цього секретар довідується, як звуть відвідувач, з якого питання прийшов. Необхідно дотримуватися такт, вживати тільки ввічливі форми звертання, бути доброзичливим.
Повага до людей повинно стати повсякденною нормою поведінки і звичним способом спілкування з оточуючими. Така професія секретаря.
При прийомі відвідувачів секретар не повинен вести особисті бесіди по телефону, а також повинен утриматися від розмов, які розкривають службові таємниці, і не пліткувати.
При появі відвідувача секретар повинен закінчити машинописну рядок або телефонну розмову. Читання будь-яких документів треба припинити і зайнятися відвідувачем.
Секретар повинен пам'ятати, що формальне спілкування, коли відсутнє прагнення зрозуміти і враховувати особливості особистості співрозмовника, коли використовується звичний набір В«масокВ» (перетворений ввічливості, надмірній суворості, іронії, переваги, байдужості і т.п.), відвідувач гостро відчуває і за своїми відчуттями становить враження про організацію в цілому.
Важливою формою спілкування секретаря, секретаря-референта з відвідувачами є бесіда.
Секретарю доводиться вести ділову бесіду з різними за віком, по положенню в суспільстві і за типом нервової системи людьми. Запорукою успішного розмови є компетентність, тактовність, доброзичливість, прагнення оперативно вирішити проблему або надати допомогу в її вирішенні. Секретар повинен оцінити психологічний стан співрозмовника, скласти уявлення про сутність проблеми, дати відвідувачеві можливість висловитися. Чим докладніше і грунтовніше буде викладено питання, тим більше можливість знайти правильне рішення.
Важливо вміти ставити запитання відвідувачу і особливо слухати його.
Тон розмови повинен бути нейтральним. Не можна починати бесіду з відмови та затвердження неможливості вирішити питання. Як правило, це викликає негативну реакцію і веде до виникнення конфліктної ситуації. Якщо навіть відповідь негативна, секретар повинен тактовно і доброзичл...
